Microsoft Office puede ofrecer muchas funciones, pero cuesta dinero. Las alternativas de código abierto son gratuitas. Te presentamos lo poco conocido Solo Oficina en detalle.
Después de instalar y abrir el programa, puede iniciar un nuevo documento de texto, hoja de cálculo o presentación desde el menú de la izquierda. Sin embargo, no existe una base de datos equivalente para Microsoft Access. Utilice «Abrir documento local» para importar archivos existentes desde la PC o la unidad de red.
De forma predeterminada, Only Office administra todos los documentos abiertos mediante pestañas. Si prefiere trabajar con ventanas separadas, haga clic en una pestaña y arrástrela mientras mantiene presionado el botón del mouse. Esto abre el documento.
Para cambiar entre documentos, use la combinación de teclas Alt-Tab. Utilice la opción «Abrir archivo» en la configuración del programa para especificar si Solo Office muestra los archivos en una nueva pestaña o en una ventana separada.
Ver también: Cómo utilizar Microsoft Office en línea gratis
Compatible con Microsoft Office y compañía.
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Los componentes de Only Office permiten cargar documentos en formatos de terceros. Estos incluyen Microsoft Office, formato de documento abierto (ODF), formato de texto enriquecido (RTF), Adobe Acrobat (PDF), archivos con formato XML y otros formatos de archivo.
Esto suele funcionar perfectamente con archivos de Word. El requisito previo es que las fuentes utilizadas estén instaladas. Si faltan, el programa utiliza otras fuentes. Debido a que esto puede afectar el diseño, debes definir una fuente estándar cuando trabajes en grupos. Esto evita, por ejemplo, saltos de línea no deseados en diseños de varias columnas.
También se pueden importar archivos Excel: la mayoría de las fórmulas y, por tanto, también los cálculos, siguen funcionando y se conserva el diseño. Sin embargo, Only Office no reconoce entradas especiales de las nuevas versiones de Excel, como datos geográficos. Excel utiliza información de bases de datos en línea para este propósito. Esto incluye datos de países y monedas, por ejemplo, por lo que la sincronización de datos no está disponible aquí.
También puede haber problemas con algunos tipos de gráficos en las versiones actuales de Excel, al usar plantillas de Internet y al mostrar caracteres especiales (símbolos Unicode) o emojis. Por ejemplo, los operadores matemáticos de las fórmulas no se pueden mostrar al principio. Sin embargo, puede visualizarlos manualmente a través de la pestaña «Insertar». El botón “Ecuación”, por otro lado, le permite definir y mostrar fórmulas complejas. Ambas funciones también están disponibles en los módulos de edición de texto y presentaciones.
Extensión con complementos
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Puede ampliar fácilmente los componentes individuales del programa Only Office con complementos. Después de abrir un programa, encontrará la entrada correspondiente en el menú en la parte superior derecha: haga clic en «Complementos» para mostrar las extensiones disponibles. En el extremo izquierdo verá «Administración», que puede utilizar para instalar complementos desde Internet.
Entre ellas se incluyen herramientas útiles como el acceso a Chat-GTP AI, Zoom para reuniones en línea o traducciones de Deepl.com directamente en el paquete Office. Las extensiones activas se pueden encontrar a la derecha de la administración.
Algunos complementos, como Chat-GTP, requieren una clave API para su uso, que puede encontrar en la configuración del software para servicios pagos. Se puede acceder de forma gratuita a otras herramientas como la edición de imágenes o draw.io para dibujos. La licencia de código abierto también facilita el desarrollo de sus propias extensiones.
Puede encontrar más información y documentación sobre el tema en el sitio web del proyecto.
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La compatibilidad con Presentaciones es en general muy buena, los diseños encajan y los efectos de fusión también funcionan. Solo Office también reproduce animaciones para elementos individuales. Pueden surgir problemas con el formato de texto especial. Un ejemplo son los cambios en el espacio entre letras. Sin embargo, estas imperfecciones pueden eliminarse con sólo unos pocos clics del ratón.
Trabajar con macros es fundamentalmente diferente a Microsoft Office. En Microsoft, estos scripts se registran como “Visual Basic para Aplicaciones” (VBA). El software de código abierto, por otro lado, funciona con Javascript.
Al cargar un archivo Excel en formato XLSM con una macro, el código VBA se desactiva. En el área «Complementos», haga clic en «Macro» para abrir la pantalla de scripts incrustados. Puede encontrar información sobre cómo personalizar las macros en la sección Ayuda de Only Office.
Usar OCR para el reconocimiento de texto
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Una herramienta para reconocer texto ya está integrada en Only Office como extensión. Abra la herramienta OCR en los complementos, haga clic en «Cargar archivo» en la siguiente ventana a la izquierda y cargue la imagen para analizar con elementos de texto.
Sólo Office admite los formatos de imagen JPG y PNG. Después de confirmar la selección del archivo con «Abrir», verá el motivo de la imagen en la ventana. En la parte superior central, debajo de «Seleccionar idioma», haga clic en la entrada correspondiente e inicie el proceso con el botón «Reconocer» a la derecha. Ahora aparece el texto editable, que puede copiar en el documento actual usando el botón «Pegar texto».
Aunque Only Office no carga archivos PDF directamente en el reconocimiento OCR, puedes eludir esta restricción con un truco. Para hacer esto, haga clic en «Abrir archivo local» en el menú del lado izquierdo de la interfaz de inicio del paquete Office y navegue hasta el PDF a analizar. Después de cargar el archivo, guárdelo en formato PNG con Archivo > Guardar como. Esto te dará los mejores resultados. Ahora abra la imagen PNG en la función OCR e inicie el reconocimiento de texto.
Puede optimizar los originales escaneados con procesamiento de imágenes para obtener mejores resultados. Aumenta el contraste y reduce el brillo. Al tomar fotografías con un teléfono inteligente, sostenga la cámara verticalmente sobre el documento para obtener resultados óptimos. El módulo OCR reconocerá mejor el contenido y apenas necesitarás editar el texto.
Anotar y editar documentos PDF
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Sólo Office abre documentos en formato PDF en su propio programa de visualización, desde el cual se pueden guardar como un archivo DOCX para su posterior procesamiento. Para cartas sencillas, documentos más largos y otros textos, esto funciona sin obstáculos. Por otro lado, los diseños extensos de revistas o folletos causan problemas; esto no es diferente con Only Office que con otras herramientas de conversión.
Los cuadros de información o las tablas pequeñas a menudo no se reconocen correctamente, lo que no siempre facilita la edición. No espere demasiado en este momento, Only Office no sustituye a una herramienta de edición profesional como Adobe Acrobat Pro o software de autoedición.
El resto de funciones son positivas: el visor de PDF integrado permite realizar anotaciones e insertar comentarios. Estos también se pueden leer y editar con otros programas. Después de agregar comentarios, guarda una copia del documento PDF actual, que puede enviar por correo electrónico o guardar de forma centralizada para una mayor colaboración.
La función «Plantilla de formulario» para diseñar documentos a rellenar también es importante en relación con el PDF: además de los campos de texto, casillas de verificación o menús, hay elementos para el código postal, la fecha, el correo electrónico o el teléfono. Esto le permite crear formularios rápidamente después de un breve período de familiarización. Las opciones le permiten limitar la cantidad de caracteres o su tipo para entradas posteriores.
Se pueden utilizar filtros y similares para bloquear determinadas entradas. Un ejemplo aquí es la entrada correcta de direcciones de correo electrónico. Puede optimizar los diseños de formularios con tablas, la función de alineación y opciones de color.
Con «Guardar como», puede crear rápidamente un PDF con campos para completar. Pueden ser solicitudes, facturas o encuestas. Estos se pueden completar en la computadora y enviar por correo electrónico. Otra opción es compartir los formularios en internet. Para esto solo están disponibles el almacenamiento en la nube de Office y otros servicios (consulte el cuadro para obtener más información). El usuario completa la plantilla en el navegador web y luego descarga el documento terminado al disco duro como PDF.
Hay otros servicios y funciones interesantes en el sitio web de Only Office. Estos incluyen plantillas para diversos propósitos. Estos se pueden completar en línea o descargar para usarlos en las aplicaciones de Office. Encontrará una selección en el sitio web en el elemento del menú «Productos». En la ventana de la derecha, puede iniciar varios convertidores en línea para documentos y otros archivos.
Los formatos admitidos incluyen textos, hojas de cálculo, presentaciones y archivos PDF. El uso es gratuito. Abra el área deseada y arrastre un documento para convertirlo a la ventana del navegador. Confirme la consulta Captcha y seleccione el formato de destino a la derecha. Haga clic en el botón «Convertir» para iniciar el proceso y luego descargue el documento convertido a su computadora.
Solo Office ofrece varios paquetes de pago para su uso en el sector empresarial. Workspace, por ejemplo, está alojado en su propio servidor o en un servicio en la nube. Los paquetes están disponibles para servidores Windows y Linux, así como para su uso en Docker, AWS de Amazon y OVH Cloud.
Además de las aplicaciones y la gestión de documentos, Workspace admite la planificación de proyectos, el correo electrónico, aplicaciones CRM y un calendario para la gestión de citas.
Gracias al modelo de código abierto, el software del espacio de trabajo está disponible para descargar de forma gratuita desde Github. Los paquetes pueden instalarse y utilizarse en empresas; Al utilizar la versión gratuita, usted mismo debe encargarse del soporte y las actualizaciones. El acceso al servidor a través de dispositivos móviles no es posible con la versión Github.
Utilice únicamente Office móvil y en la nube
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La suite Office se puede utilizar mientras viaja con las aplicaciones para teléfonos inteligentes y tabletas. Puede encontrar Only Office en las tiendas de aplicaciones para dispositivos Android, iOS, Galaxy y Huawei. Esto le permite acceder, compartir y editar documentos fuera de la oficina y en casa. La sincronización se realiza a través de la nube de su elección. Todo funciona cómodamente con el almacenamiento Only Office. Está disponible como una nube de “inicio” con 2 GB de almacenamiento en Internet de forma gratuita.
Se pueden configurar tres cuentas de administrador para la administración y se puede definir cualquier número de usuarios. La nube de Only Office está claramente organizada y la gestión de documentos es sencilla. Hay “salas” con gestión de usuarios individuales para proyectos. Startup Cloud también proporciona acceso a las herramientas de Office como versión web. Los propietarios de Chromebook también pueden trabajar con Only Office. Puede realizar cambios rápidos en documentos en cualquier computadora con conexión a Internet.
También puede utilizar la versión en línea de Only Office en combinación con otros servicios de Internet. El sitio web de Only Office ofrece soluciones de “conectores” gratuitas para este fin. Estos establecen conexiones con otros servicios e intercambian datos cómodamente, también con otros sistemas de almacenamiento en la nube y con el software de blog WordPress.
Este artículo fue traducido del alemán al inglés y apareció originalmente en pcwelt.de.