A principios de febrero de 2024, Australia Post, el servicio postal nacional de Australia, se vio obligado a disculparse con 3.600 empleados por errores de nómina que abarca una década. El error, valorado en 5,6 millones de dólares australianos (3,6 millones de dólares estadounidenses) en salarios que debían reembolsarse al personal, se atribuyó a errores del sistema de nómina que descubrió que ocurrieron entre 2014 y 2023.
La noticia del Australia Post es la última de una serie de escándalos de pagos insuficientes que han afectado a Australia durante años. Marcas afectadas este año incluir Optus minoristaque debe reembolsar 7,8 millones de dólares australianos (5,1 millones de dólares estadounidenses) a más de 3.700 empleados, así como Universidad Católica Australianaparte de El sector de la educación superior, propenso a pagos insuficientes..
TechRepublic Australia habló con la directora de la Asociación Australiana de Nómina, Tracy Angwin, para preguntarle si un cambio en el software de nómina podría ayudar a prevenir problemas de pagos insuficientes a los empleados. Descubrimos que, si bien a menudo se culpa a la tecnología por estos errores, los culpables son la implementación y los procesos con falta de experiencia en nóminas.
La función del software de nómina se ha mantenido similar a lo largo del tiempo.
La función básica de la tecnología de nómina «no ha cambiado fundamentalmente en la última década o más», dijo Angwin. Las organizaciones emplean sistemas de nómina para recopilar datos laborales de los empleados, interpretarlos correctamente y luego producir transacciones financieras, como pagos de empleados, así como realizar el «papeleo» necesario.
Si bien ha habido avances en funciones, incluidos portales de autoservicio de nómina, donde los empleados pueden acceder y actualizar sus propios datos, y dispositivos biométricos, como el escaneo de huellas dactilares para registrar el tiempo y la asistencia, Angwin dijo que, esencialmente, las funciones que están realizando los sistemas son no muy diferente a «los días de las cartas bundy».
VER: ¿Busca un nuevo sistema de nómina? Revisar la el mejor software de nómina en Australia.
El mercado de software de nómina incluye proveedores nuevos y heredados. La APA Directorio de servicios y software de nómina 2023por ejemplo, compara 13 productos de nómina internos, mientras que su Encuesta de nómina australiana de 2023 nombra a CHRIS21, Employment Hero Payroll y ADP Payforce como los tres productos más utilizados. Nuevos actores como la firma global Rippling están ingresando al mercado en un esfuerzo por cambiar el status quo actual.
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Las organizaciones australianas siguen pagando menos a sus empleados
Las organizaciones siguen realizando pagos incorrectos, a pesar de que ha habido limitados impulsores de cambio en el mercado de sistemas de nómina. El Defensor del Pueblo para el Trabajo Justo de Australia informó en octubre de 2023 que había recuperado 509 millones de dólares para 251.475 trabajadores mal pagados en 2022-23. Este fue el segundo año consecutivo que recuperó más de 500 millones de dólares para los trabajadores.
Incluso el departamento del gobierno australiano responsable de supervisar el lugar de trabajo federal y las condiciones de empleo, el Departamento de Empleo y Relaciones Laborales, fue descubierto recientemente pagando incorrectamente a sus empleados. El departamento tuvo que devolver unos 200.000 dólares para rectificar un pago insuficiente de más de 60.000 dólares que involucraba a 99 miembros del personal.
El gobierno federal australiano se ha visto obligado a actuar para criminalizar el robo de salarios. La Ley de Cierre de Lagunas de 2023 introduce sanciones para los empleadores que cometan intencionalmente robo de salarios, incluidas multas y penas de prisión. Pero la complejidad del sistema de concesión de pagos de Australia significa que todavía se pueden realizar pagos insuficientes por error.
La tecnología no suele tener la culpa cuando los empleados están mal pagados
A menudo se culpa a la tecnología por los problemas de nómina, dijo Angwin, especialmente cuando las cosas van mal, como un escándalo público de pagos insuficientes.
“Una cosa es culpar a los directores ejecutivos cuando hay una historia de pagos insuficientes de nómina. Se puede decir que es culpa del sistema”, dijo Angwin.
Esto se suma a la idea de que, si se utiliza la tecnología adecuada, se resolverá el problema. Sin embargo, los sistemas tecnológicos no suelen ser los principales culpables. Más bien, se trata de cómo se configuran y utilizan en una organización, dijo Angwin.
VER: Los profesionales de TI australianos deberían estar a la vanguardia Tendencias de TI en 2024.
“Siempre me gusta dar un ejemplo de Excel. No soy particularmente bueno usando tablas dinámicas, pero cuando me equivoco, Bill Gates no tiene la culpa”, dijo Angwin. «Es la forma en que configuré la tabla dinámica, no el desarrollador de tecnología».
El nuevo actor global, Rippling, ha argumentado que la consolidación en la cantidad de sistemas de nómina y recursos humanos que utilizan las organizaciones australianas podría abordar algunos problemas de nómina al crear una «fuente única de verdad para los datos de los empleados». Una encuesta que encargó a Censuswide entre 500 gerentes de nómina australianos encontró que la mitad de las empresas en el mercado todavía confiar en la introducción manual de datos de los empleadosabriendo la puerta al error.
Experiencia y tecnología en nómina necesarias para minimizar el riesgo de cumplimiento
Según Angwin, la diferencia entre que un empleador haga que un sistema funcione para él o no es la forma en que el sistema se implementa y utiliza en los procesos.
«Su gente necesita estar completamente capacitada en la legislación sobre nóminas para configurar la tecnología adecuadamente y monitorear que los resultados de la tecnología sean correctos», dijo.
Según la APA, muchos de los problemas de pagos insuficientes que han estado afectando a las empresas del sector público y privado se deben a que estas organizaciones establecen procesos y luego dependen completamente de ellos, sin que nadie vuelva a verificarlos.
«Corren el riesgo de instalar tecnología y no comprobarla», dijo Angwin.
Matt Loop, vicepresidente y director de Asia de Rippling, dijo que mejorar la experiencia de los profesionales de nómina a través de menos sistemas de software podría respaldar mejores procesos de nómina.
«Realmente es una combinación de excelente tecnología y excelentes personas, y de empoderar a las personas para que se concentren en lo que les importa y en lo que tiene mayor impacto para la empresa», dijo Loop.
