A $20 por mes, Copilot Pro de Microsoft se integra con Microsoft 365 para llevar sus capacidades impulsadas por IA a diferentes aplicaciones de la suite. Las personas que usan Excel pueden usar Copilot Pro para convertir datos en una tabla, crear fórmulas, analizar datos, ordenar y filtrar información, generar gráficos y más. Así es como funciona este enfoque.
Primero, necesitarás una suscripción a Microsoft 365 Personal o Familiar. Con un precio de 70 dólares al año, la edición Personal está diseñada para que una persona utilice hasta cinco dispositivos. A $100 por año, la edición familiar está diseñada para hasta seis personas en hasta cinco dispositivos. Las aplicaciones principales de la suite incluyen Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote.
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En segundo lugar, necesitará una suscripción a Copilot Pro si aún no la tiene. Para inscribirte dirígete al Sitio web de Copilot Pro. Haga clic en el botón Obtener Copilot Pro. Confirma la suscripción y el pago. La versión Pro entrará en vigor la próxima vez que utilice Copilot en el sitio web, en Windows o con las aplicaciones móviles.
En tercer lugar, para utilizar Copilot en Excel, debes cumplir ciertas condiciones. Sus archivos de Excel deben guardarse en formato .xlsx o .xslm, mientras que los datos deben tener el formato de una tabla de Excel (le mostraré cómo hacerlo). Además, no puedes trabajar con archivos locales; sus hojas de cálculo deben almacenarse en OneDrive o Microsoft 365 SharePoint y el guardado automático debe estar habilitado.
Cómo utilizar Copilot Pro AI para Excel
Inicie Excel y abra una hoja existente con datos para analizar. Para abrir un archivo almacenado en línea, haga clic en el menú Archivo, seleccione Abrir y elija OneDrive o SharePoint. Explore las carpetas y archivos que contienen sus hojas de cálculo y seleccione el que desea usar.
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Alternativamente, cree o abra un archivo local. Para guardarlo en línea, haga clic en el menú Archivo, seleccione Guardar como y luego guárdelo en una carpeta en OneDrive o SharePoint.
A continuación, habilite Autoguardado si aún no está activado. Haga clic en el menú Archivo y elija Opciones. En la ventana Opciones, seleccione Guardar y luego marque la casilla para Autoguardar archivos almacenados en la Nube por defecto en Excel. Una vez allí, asegúrese de que el formato del archivo apunte a .xlsx si se trata de una hoja de cálculo de Excel normal. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Opciones.
Para que Copilot trabaje con sus datos, debe convertirlos en una tabla. Seleccione todas las celdas que desee incluir y haga clic en el botón Copilot en la cinta. Es posible que aparezca un mensaje que le pregunte si desea convertir este rango de datos en una tabla. Haga clic en el botón Convertir y los datos se formatearán en una tabla con una fila de encabezado en la parte superior.
Después de convertir las celdas en una tabla formateada, Copilot muestra su barra lateral a la derecha y sugiere varias solicitudes en la parte superior. Supongamos que tiene una tabla con números en cada celda y desea agregar una columna para sumar los números en cada fila. Seleccione la sugerencia para Agregar columnas de fórmula. Cuando se le solicite, describa su solicitud. Por ejemplo, podría escribir: «Suma los números de cada fila y crea una columna para mostrar los totales».
En respuesta, Copilot crea la fórmula. Revise la fórmula para asegurarse de que se vea bien. Si es así, pase el cursor sobre el botón para Insertar columna para obtener una vista previa de la columna y luego haga clic Insertar columna para agregarlo a la hoja:
A continuación, es posible que desees aplicar un formato específico a las celdas que cumplan ciertos criterios. Haga clic en la sugerencia para Destacar. Supongamos que desea poner en negrita todas las celdas que contienen un valor determinado. Podrías escribir: «Pone en negrita todas las celdas con un valor entre $94 y $96». Ingrese ese texto cuando se le solicite y luego envíe su solicitud.
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Copilot lleva a cabo su acción con una explicación de lo que hizo. Si su solicitud se realizó con éxito, genial. De lo contrario, puede hacer clic en el botón Deshacer e intentarlo nuevamente.
Puede pedirle a Copilot que ordene los datos de una determinada manera. ¿Quizás desee ordenar los valores de una determinada columna en orden descendente? Cuando se le solicite, escriba: «Ordene los datos de la columna A en orden descendente». Copilot realiza su solicitud.
A continuación, es posible que desee ver solo ciertos datos en la tabla, lo cual puede lograr mediante el filtrado. Cuando se le solicite, escriba algo como: «Mostrar elementos en la columna E con valores de $40 o más». Copilot filtra la tabla para mostrar solo los valores que cumplen con sus criterios.
Finalmente, podrá analizar los datos. Haga clic en el botón Analizar en la cinta. Desplácese hacia abajo en la barra lateral para ver los diferentes conocimientos que ya ofrece Copilot.
Haga clic en una de las solicitudes sugeridas o ingrese una propia. Por ejemplo, puede pedirle a Copilot que proporcione información sobre datos particulares. Dependiendo de los datos, también puede insertar una tabla dinámica o un gráfico para visualizar valores e información específicos: