La empresa australiana de auditoría, impuestos y consultoría RSM Australia tiene ahora más de 100 años. Sin embargo, la empresa mantiene la vista puesta en el futuro con un movimiento para implementar tecnologías de automatización e inteligencia artificial en los últimos años para mejorar la experiencia de sus empleados y clientes.
Paul Joseph, director digital de RSM Australia, le cuenta a TechRepublic cómo la implementación de UiPath por parte de la empresa ha resultado en importantes ganancias de eficiencia y ahorros de costos. También está involucrando a una fuerza laboral multigeneracional en trabajos más satisfactorios y menos mundanos.
¿Qué problema está resolviendo RSM Australia con la automatización?
La búsqueda de la automatización por parte de RSM Australia comenzó con el deseo de crear mejores experiencias para más de 1800 empleados. La empresa quería devolver el tiempo a través de un trabajo más inteligente y eficiente para que los empleados pudieran dedicar tiempo a realizar tareas más satisfactorias y lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Se llevaron a cabo reuniones públicas con empleados y talleres de Gartner para dar forma a la estrategia tecnológica.
«Adoptamos un enfoque de toda la empresa para esa innovación», dijo Joseph. «Cada miembro del equipo, desde los pasantes hasta los ejecutivos, tuvo voz a la hora de dar forma a la estrategia y se trataba de la evolución tecnológica y el viaje en el que nos estábamos embarcando».
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El 32 % del trabajo de proyecto que surgió de su ronda inicial de talleres de participación de los empleados fue la automatización de procesos robóticos. Joseph dijo que los clientes de RSM también esperan que la empresa utilice las plataformas tecnológicas adecuadas para maximizar la eficiencia internamente y brindar un mejor servicio.
Automatización e IA que esperan los graduados
Hay expectativas entre los graduados de que los empleadores estarán al día con la tecnología, dijo Joseph. Los graduados que se incorporaron en febrero de 2024 han estado expuestos a inteligencia artificial herramientas como ChatGPT durante 14 meses, mientras que la cohorte del próximo año habrá utilizado IA durante la mayor parte de su carrera.
«Están entrando al primer día en RSM esperando un nivel sofisticado de adopción de tecnología en el negocio, de modo que no se espera que realicen tareas mundanas y repetitivas», dijo.
¿Qué solución de automatización eligió RSM Australia?
RSM adoptó una plataforma robótica de automatización de procesos, pero no pudo lograr la tracción tan rápido como deseaba, según Joseph. Esto llevó a la empresa a decidir «fallar rápidamente» y cambiar a UiPath, que proporciona una plataforma de automatización empresarial y IA para la transformación empresarial.
UiPath se utiliza para automatizar una serie de procesos en el negocio. Está integrado en su API y su negocio, desde infraestructura y sistemas de gestión de documentos y contenidos hasta la recopilación de datos a través de formularios en línea. «Todo el ecosistema está trabajando en conjunto», dijo Joseph.
¿Cuáles son algunos de los casos de uso de la automatización hasta ahora?
La automatización se ha aplicado a varios casos de uso en todo el negocio de RSM Australia.
Comprobación de conflictos durante el proceso de incorporación del cliente
La automatización ahora es parte del proceso de verificación de conflictos de RSM, una parte esencial de la incorporación de nuevos clientes. La automatización puede proporcionar análisis y eliminar tareas procesales mundanas en el proceso, así como gestionar el riesgo al tener un proceso dedicado para la incorporación de clientes.
Presentación automatizada de comunicaciones de clientes con la ATO
La firma ha mejorado, mediante la automatización, la presentación de las declaraciones de impuestos de los clientes y las comunicaciones con la Oficina de Impuestos de Australia. Esto ha dado como resultado un ahorro considerable de tiempo para su fuerza laboral, lo que le ha permitido aplicar sus habilidades cognitivas a la prestación de servicios al cliente de mayor nivel.
Una fuente de mano de obra para el enriquecimiento de datos que requiere mucho tiempo
La empresa ha podido realizar proyectos utilizando a su «trabajador digital» como fuente de mano de obra. Esto incluye un proyecto de enriquecimiento de datos que, después de ser programado por un ingeniero de RPA, se ejecutó las 24 horas del día, los siete días de la semana durante varias semanas mientras el ingeniero estaba de licencia.
¿Cómo se ha beneficiado RSM Australia de la automatización?
La adopción de la automatización por parte de los empleados fue más rápida de lo esperado en toda la fuerza laboral multigeneracional de RSM. Las cifras proporcionadas por RSM muestran que la automatización con UiPath ha generado una serie de beneficios, que incluyen ganancias de eficiencia, ahorro de costos, crecimiento del empleo y satisfacción de los empleados.
- RSM ahorró 350 000 dólares australianos (230 000 dólares estadounidenses) gracias al aumento de la eficiencia durante el primer año.
- Los ahorros aumentaron a AUD $4,2 millones (USD $2,8 millones) en el segundo año del programa de automatización de RSM, y la compañía está en camino de lograr un total de AUD $6 millones (USD $3,9 millones) en ahorros en el año actual del programa.
- En el último trimestre calendario de enero a marzo de 2024, la empresa calculó que había ahorrado aproximadamente 6.500 horas de trabajo en toda la empresa, lo que valió 1 millón de dólares australianos para sus resultados finales (661.000 dólares estadounidenses) cuando se calcula con un “cargo de cargo conservador”. tasa.»
RSM ha podido ofrecer a los graduados herramientas, conjuntos de habilidades y capacitación adaptados a las nuevas tecnologías en el lugar de trabajo. Para las generaciones anteriores, la automatización intuitiva ha cerrado la brecha al ejecutar procesos back-end y brindarles análisis y conocimientos de datos más profundos de manera más rápida y sencilla.
¿Qué ha ayudado a RSM a implementar la automatización en el negocio?
Estandarización y estructura
Los sistemas de gestión de contenidos y documentos empresariales de RSM, implementados hace una década, proporcionaron la estandarización necesaria para respaldar la implementación de RPA. Apoyó la codificación de flujos de trabajo mediante la creación de reglas y eliminó posibles complejidades.
La aplicación de Seis Sigma
RSM mapeó sus procesos antes de emprender cualquier codificación para la automatización y aplicó metodologías Six Sigma sobre esos procesos para eliminar cualquier deficiencia. Esto permitió que RPA a través de UiPath se aplicara a procesos eficientes y evitara codificar ineficiencias.
Documentación de diseño de procesos.
La documentación de diseño de procesos, o PDD, se utiliza en RPA en la fase de diseño de soluciones. RSM dijo que el PDD era una base importante para los desarrolladores durante el ciclo de vida del diseño del software, respaldando su capacidad para dejar y codificar los procesos que la empresa quería automatizar.
Medir y demostrar el éxito
El éxito de la implementación de la automatización dependía de poder medir el éxito para establecer credibilidad desde el principio en el negocio. Joseph dijo que RSM sabía qué medir y proporcionó esas mediciones, lo que le permitió ganar aceptación para la automatización de procesos posteriores.
¿Cómo planea RSM sacar provecho de la automatización en el futuro?
RSM Australia cree que la combinación de automatización e inteligencia artificial será «realmente poderosa» en el futuro. Con la automatización como «músculos» y la IA como «cerebro», la empresa cree que las dos tecnologías podrían proporcionar un efecto multiplicador de los beneficios empresariales a lo largo del tiempo.
Los empleados sugerirán nuevos casos de uso de automatización e inteligencia artificial
La empresa ha iniciado un programa de desarrollo ciudadano que permite a los empleados crear herramientas innovadoras impulsadas por IA que pueden aplicar inmediatamente a sus funciones. Esto coloca a RSM Australia en un camino continuo de innovación impulsado por los empleados de toda la empresa y en todos los niveles.
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La automatización con IA ahorrará tiempo y proporcionará información
Actualmente, la empresa está trabajando en el uso de la automatización para realizar la parte procesal de la ingesta de conjuntos de documentos, que pueden constar de cientos de documentos, y en el uso de un modelo de IA personalizado para extraer información significativa para su equipo. Joseph dijo que ya está dando resultados «emocionantes».
RSM Australia puede adelantarse a los cambios en las regulaciones
RSM Australia espera que la automatización impulsada por la IA le ayude a seguir el ritmo, e incluso un paso por delante, de los requisitos regulatorios emergentes que enfrentan las organizaciones australianas, como los nuevos estándares medioambientales, sociales y de gobernanza obligatorios y la identidad digital.
