Calcular y presentar correctamente los impuestos sobre la nómina de los empleados del hogar lo protege de la responsabilidad y le brinda acceso a exenciones fiscales. Pero determinar quién es y quién no es un empleado del hogar (y por quién hay que pagar impuestos) puede resultar complicado. En este manual, cubrimos los conceptos básicos de lo que necesita saber sobre los formularios de impuestos sobre la nómina y los plazos para los empleadores domésticos.
¿Quién cuenta como empleado del hogar?
Algunos ejemplos de posibles empleados domésticos incluyen amas de llaves, empleadas domésticas, niñeras y jardineros, pero también debes tener en cuenta la frecuencia con la que los contratas y cuánto les pagas. En términos generales, los trabajadores domésticos cuentan como empleados si usted controla tanto el trabajo que hacen como cómo lo hacen durante una parte sustancial de su tiempo.
Por ejemplo, contratar a una niñera una vez al mes para que cuide a su hijo durante una cita nocturna generalmente no cuenta como empleado del hogar porque les paga con muy poca frecuencia. Sin embargo, una niñera que viva en su propiedad y cuide a sus hijos al menos cinco días a la semana se considerará empleada del hogar.
Los empresarios que brindan sus servicios, como plomeros, carpinteros y técnicos de HVAC, generalmente no se consideran empleados domésticos porque no se controla cómo completan el trabajo. En cambio, se les considera contratistas independientes.
¿Quién paga los impuestos patronales del hogar?
Los impuestos a los empleados del hogar, a veces llamados impuestos a las niñeras, son impuestos federales y estatales que se adeudan sobre los salarios pagados a los empleados del hogar. Deberá estos impuestos si pagó a cualquier empleado del hogar más de $2,600 en salarios en efectivo en 2023. El mínimo aumentará ligeramente en 2024 a $2,700 en salarios en efectivo.
Los principales impuestos son el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales de desempleo (FUTA). Una parte de estos impuestos la pagan los empleadores y el resto se deduce de los salarios de los empleados. Aquí hay un cuadro útil que resume las tasas impositivas:
| Impuesto | porción del empleador | Porción de empleados del hogar |
|---|---|---|
| Seguridad Social | 6,2% | 6,2% |
| Seguro médico del estado | 1,45% | 1,45% |
| Futa | Varía (0,6%-6,0%) | N / A |
Como puede ver, sólo el empleador paga el impuesto FUTA. Si debe pagar impuestos estatales de desempleo en el lugar donde vive, entonces puede recibir un crédito de hasta el 5,4% en sus impuestos federales de desempleo, razón por la cual ese número varía. Para obtener más información, consulte nuestras guías que explican cómo calcular los impuestos sobre la nómina y cuando vencen los impuestos sobre la nómina.
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Formularios comunes de impuestos sobre la nómina para empleadores domésticos
Formulario 1040-ES
El formulario 1040-ES se utiliza para presentar impuestos estimados ante el IRS durante todo el año. Los impuestos estimados vencen trimestralmente, es decir, cuatro veces al año. Las fechas de vencimiento en 2024 son:
- 15 de abril de 2024
- 15 de junio de 2024
- 15 de septiembre de 2024
- 15 de enero de 2025
Para 2023, los plazos eran:
- 18 de abril de 2023
- 15 de junio de 2023
- 15 de septiembre de 2023
- 16 de enero de 2024
Según las reglas del IRS, los empleadores domésticos no están obligados a retener la porción de los impuestos federales del empleado de los salarios de sus empleados si caen por debajo de ese límite anual de $2,600, pero algunos empleadores domésticos por debajo de ese límite pueden pedirle a su empleador que retenga los impuestos de todos modos.
Formulario W-2
Si retiene impuestos en nombre de su empleado doméstico, es casi seguro que se le pedirá que presente un formulario W-2 en su nombre. Un formulario W-2 contiene información que los empleados utilizan para presentar sus declaraciones de impuestos personales. Un formulario W-2 muestra qué salarios se le pagaron a un empleado durante un año calendario y qué impuestos federales, estatales y locales se retuvieron de su cheque de pago. El formulario W-2 también incluirá beneficios complementarios relevantes, como seguro médico y contribuciones a la cuenta de jubilación.
Se debe presentar un formulario W-2 por cada empleado que recibió más de $600 en pago durante el año calendario. Si su trabajador doméstico está clasificado como trabajador independiente, contratista independiente o no empleado, le enviará un formulario 1099. Todos los formularios W-2 deben completarse y presentarse a más tardar el 31 de enero del siguiente año calendario, por lo que los formularios W-2 para 2023 deben presentarse antes del 31 de enero de 2024. Para obtener más información, consulte nuestra formulario W-2 guía.
Formulario W-3
El formulario W-3 también se denomina «Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos». Cualquier empleador que presente un W-2 también debe presentar un W-3. El formulario W-3 se utiliza para resumir la información W-2 de todos sus empleados. El IRS utiliza el formulario W-3 para comparar las declaraciones de impuestos personales de los empleados y asegurarse de que las cifras reportadas sean precisas. Al igual que los formularios W-2, todos los formularios W-3 deben completarse y presentarse a más tardar el 31 de enero del siguiente año calendario.
Anexo H (Formulario 1040)
El Anexo H es un formulario de impuestos que se utiliza para declarar los impuestos sobre el empleo del hogar si pagó salarios en efectivo a un empleado del hogar y los salarios estaban sujetos a impuestos de seguridad social, Medicare o FUTA, o si retuvo impuestos federales sobre la renta.
Debe incluir el Anexo H como parte de su declaración de impuestos si le pagó a un solo empleado al menos $2,600 en el año fiscal 2023 o si los salarios en efectivo de todos los empleados del hogar totalizaron $1,000 o más durante cualquier trimestre calendario de tres meses durante el año actual o anterior. año fiscal. Debe presentar el Anexo H si retuvo el impuesto federal sobre la renta a petición de un empleado, incluso si sus salarios cayeron por debajo del límite que acabamos de mencionar.
Importancia del cumplimiento de la normativa del impuesto sobre la nómina
Calcular y declarar adecuadamente los impuestos del empleador del hogar es de suma importancia. Pagar menos en el cálculo de los impuestos de los empleados domésticos a menudo resulta en una multa considerable tanto a nivel del gobierno federal como estatal. Calcular o presentar incorrectamente los impuestos del empleador del hogar también puede exponerlo a una auditoría, lo cual es un proceso costoso y que requiere mucho tiempo.
Configurar adecuadamente a sus empleados domésticos también le permite aprovechar créditos y exenciones fiscales, como la Cuenta de gastos flexibles (FSA) para el cuidado de dependientes o el Crédito fiscal federal para el cuidado de niños y dependientes que pueden ayudar a cubrir algunos de los gastos.
Si ya tiene empleados domésticos o planea contratar uno, le recomendamos encarecidamente que busque asesoramiento de un contador público certificado u otro experto familiarizado con los impuestos de los empleados domésticos. Le ayudarán a configurar todo correctamente y se asegurarán de que obtenga todas las exenciones fiscales posibles. También recomendamos buscar en un servicio de nómina de niñera eso facilita el cálculo y la presentación de todos los impuestos necesarios para los empleados del hogar.
