Slack ha sido mi herramienta de colaboración desde hace algún tiempo. Con él puedo mantenerme en contacto constante con clientes que consideran correo electrónico como una forma de comunicación poco eficaz. Algunos usuarios ven a Slack como poco más que una herramienta de chat, ¡pero es mucho más que eso! Una característica particular por sí sola demuestra el valor más amplio de Slack.
Conozca los archivos de Slack.
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La herramienta Slack Files sirve como depósito para todos los archivos que has compartido y todos los archivos que otros han compartido contigo. Aunque no puedes subir documentos, imágenes, etc. directamente a la sección Archivos, sí cumple un propósito muy importante. Con Archivos, siempre tienes acceso a los archivos que se han compartido entre tú y tus colaboradores, sin importar cuándo se compartieron.
Slack Files tiene cuatro secciones diferentes:
- visto recientemente
- Compartido con usted
- Creado por ti
- Todos los archivos
Slack Files también tiene funciones de búsqueda e historial que hacen que sea aún más fácil encontrar lo que estás buscando, lo cual es especialmente útil cuando se comparten una gran cantidad de archivos entre colaboradores.
Y hay más.
Una de las mejores características de Slack Files es su capacidad para descargar cualquier archivo dentro de Archivos, independientemente de cuándo se compartió. Ha habido muchas ocasiones en las que he necesitado reutilizar un activo y me he olvidado de guardarlo en mi almacenamiento local o simplemente no puedo encontrarlo. Cuando eso ocurre, simplemente puedo volver a Archivos, buscar la imagen o el documento, descargarlo y usarlo.
Desde el menú desplegable de archivos, puede realizar varias acciones. Captura de pantalla de Jack Wallen/ZDNET
En el mismo sentido, puede ver el archivo, compartirlo, ver los detalles del archivo, copiar el enlace al archivo, guardarlo para más tarde, editar los detalles del archivo (que es una característica nueva) y eliminar el archivo.
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En su mayor parte, Slack Files es muy sencillo de acceder y utilizar. Para abrir Archivos, haga clic en el botón Más en la barra lateral izquierda y seleccione Archivos.
También puedes acceder a otras funciones de Slack desde esta ventana emergente. Captura de pantalla de Jack Wallen/ZDNET
Cómo localizar archivos
Una vez que esté en la sección Archivos, podrá ubicar el archivo que necesita. Si está seguro de que el archivo se compartió recientemente, haga clic en Visto recientemente; de lo contrario, prefiero hacer clic en Todos los archivos y luego usar el campo de búsqueda para encontrar el archivo en cuestión. Lo bueno de la función de búsqueda es que no distingue entre mayúsculas y minúsculas, por lo que no es necesario recordar exactamente cómo se nombró el archivo.
Tenga en cuenta que la función de búsqueda no utiliza lógica difusa; es decir, devolverá una lista de resultados basada en la posible relevancia y no simplemente un nombre de archivo coincidente. Por eso, debes saber al menos parte del nombre del archivo.
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Por ejemplo, subo archivos tomados con mi Pixel 8 Pro, que siempre comienza con PXL_. En el campo de búsqueda, puedo escribir PXL_ y se mostrarán todos los archivos con esos cuatro caracteres (en ese orden exacto). También podría escribir pxl_, si tengo prisa y no quiero usar la tecla Shift.
Slack Files no ofrece una vista previa de los archivos descubiertos en el menú desplegable de resultados de búsqueda, pero incluye una miniatura para cada archivo en el panel de visualización principal (si es una imagen). Después de escribir la cadena de búsqueda, presione Intro y podrá ver todos los resultados (con miniaturas incluidas) en el área de visualización. Todos los demás archivos, como documentos y hojas de cálculo, utilizan miniaturas asociadas para cada tipo de archivo.
Por supuesto, también puede buscar por extensión de archivo, como .jpg, .docx, .xslx, etc. Con dicha búsqueda, no es necesario utilizar un comodín (como *.jpg). si escribes .jpg en el campo de búsqueda, todas las imágenes JPG aparecerán en los resultados.
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Cómo filtrar tus búsquedas
Slack Files también incluye un práctico sistema de filtrado que le permite filtrar por usuario, ubicación (es decir, canal de Slack), tipo de archivo y fecha. Para hacer esto, haga clic en cualquiera de los menús desplegables debajo de la barra de búsqueda y seleccione o escriba su filtro. Por ejemplo, utilizando el filtro Fecha, puede seleccionar entre:
- En cualquier momento
- Hoy
- Ayer
- Los últimos 7 días
- últimos 30 días
- últimos 3 meses
- últimos 12 meses
- En
- Antes
- Después
- Rango
El filtro Slack Date es muy útil para localizar archivos compartidos por usted o con usted durante un período de tiempo determinado. Captura de pantalla de Jack Wallen/ZDNET
Usar ese filtro combinado con el filtro De casi garantiza que podrás encontrar lo que estás buscando.
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Si no comparte archivos con regularidad, o no comparte archivos con usted con regularidad, la función Archivos no será de mucha utilidad. Pero si compartes archivos con tus colaboradores, descubrirás que Archivos es una parte esencial de tu flujo de trabajo de Slack. Pruébelo y vea si no hace que sea exponencialmente más fácil realizar un seguimiento de cada archivo que ha utilizado en sus espacios de trabajo de Slack.
