Las reuniones han sido problemáticas durante décadas. A menudo se utilizan como una solución general para problemas no resueltos. Y una falta crónica de disciplina en las reuniones significa que, a pesar de todo el tiempo dedicado a reunir a la gente, poco se logra.
Ahora, en un mundo de trabajo remoto pospandémico, donde el trabajo híbrido y el trabajo flexible son comunes, las reuniones se están convirtiendo en algo así como una crisis constante en muchas organizaciones. Están perjudicando la productividad y causando estragos en la moral de los empleados.
Y, sin embargo, como muchos trabajadores remotos dicen que se sienten desconectados, el consenso equivocado es que la respuesta es aún más reuniones.
Cómo conectar lo desconectado
Se puede encontrar un empleado feliz en una oficina en casa. Pero también hay un elefante en la habitación. El problema es que muchos empleados se sienten aislados, solos y desconectados de las personas con las que trabajan y de la misión de la empresa.
Es más que un simple sentimiento. Una encuesta reciente de Gallup encontró que solo el 28% de los trabajadores remotos sienten una conexión con la misión o el propósito de su empleador, el nivel más bajo desde la pandemia de COVID-19.
Esto suena como un argumento sólido a favor de los mandatos de regreso a la oficina y en contra de las tendencias del trabajo remoto. Pero resulta que sólo el 33% de los trabajadores de oficina a tiempo completo sentían esa conexión. Por lo tanto, la falta de conexión entre los trabajadores es un problema tanto para los trabajadores remotos como para los que están en la oficina.
La solución es más reuniones, ¿verdad? Bueno, no tan rápido.
Hablé con Molly Sands, quien dirige AtlassianoLaboratorio Team Anywhere de. (El laboratorio diseña prácticas basadas en evidencia para equipos distribuidos de alto rendimiento, según el sitio web de la empresa).
“Las reuniones son, en gran medida, la herramienta más utilizada en exceso”, dijo. “La gente los usa para todo y tienen demasiados. Este no es un problema nuevo”. La naturaleza problemática de las reuniones parece bien entendida: el 80% de las personas encuestadas dicen que serían más productivas si pasaran menos tiempo en reuniones, según Playa.
“Más de la mitad de las personas dicen que trabajan horas extras porque tienen tantas reuniones que no pueden realizar su trabajo durante el día…. Entonces este es un problema de eficiencia para las empresas”.
Y si bien la experiencia general en la oficina podría reducir la sensación de aislamiento, Sands dice que no hay evidencia de que las reuniones en sí mismas hagan que las personas se sientan más conectadas.
Reuniones híbridas, menos conexiones
Parte del problema es el nuevo mundo de las reuniones, que tienden a realizarse en tiempo real a través de herramientas de videoconferencia como Zoom, Cisco WebExIr a la reunión, Reunión de Google, Equipos de Microsoft y Vaqueros azules — mejoran menos la conexión que las reuniones en persona. Estas herramientas fomentan los encuentros entre personas a nivel mundial, lo que crea un nuevo problema.
La demanda de que dos, varias o muchas personas dediquen el mismo intervalo de tiempo a una reunión en tiempo real es un problema importante. Es una carga para algunos empleados sobre otros, dependiendo de su zona horaria. (Esa llamada de las 2 p. m. para California es una llamada de las 10 p. m. para Alemania y una llamada de las 6 a. m. en Japón).
Y socava el objetivo del trabajo flexible, que es clave para la satisfacción de los empleados. Un empleado que trabaja desde casa y necesita un horario de trabajo flexible no obtendrá esa flexibilidad si la mitad del día implica reuniones programadas en tiempo real.
Otra forma en que la revolución del trabajo remoto ha afectado el trabajo de oficina es que, incluso para las personas en oficinas, un porcentaje mucho mayor de reuniones son con colegas que no están presentes en la sala. Los trabajadores de oficina ahora pasan la mayor parte de su tiempo colaborando con compañeros de trabajo que no están físicamente presentes.
El resultado: tanto los trabajadores de oficina como los remotos se sienten cada vez más desconectados y, al mismo tiempo, se sienten abrumados por las reuniones.
La investigación de Sands encontró que, además de un par de breves reuniones de actualización cada semana, la clave del éxito es la comunicación asincrónica por escrito y por video, centrada en las prioridades y el reconocimiento. (La comunicación por vídeo se realizó utilizando Herramienta Telar de Atlassian, con el que las personas pueden grabar un vídeo para superponerlo en las pantallas de escritorio, material de presentación y otro contenido, y luego enviarlo para verlo más tarde cuando el destinatario tenga tiempo. Loom es una herramienta increíble, que Atlassian comercializa explícitamente como una forma poderosa de reemplazar algunas reuniones. Proporciona el impacto psicológico de una reunión en persona sin la necesidad de sincronizar en tiempo real y perder tiempo en reuniones largas y frecuentes).
El vídeo asincrónico reduce en gran medida la carga de las reuniones en tiempo real y al mismo tiempo proporciona muchos de los beneficios psicológicos. Ofrece la flexibilidad horaria del correo electrónico con la satisfacción visual personal de las videollamadas.
Más concretamente: “Ahora que las nuevas tecnologías nos han permitido compartir información y conectarnos, hay muchas maneras mejores”, afirma Sands.
La mejor parte, en mi opinión, es que apenas estamos comenzando.
¿Espacios de reuniones virtuales o aumentados?
La realidad aumentada y la computación espacial prometen crear una sensación de conexión aún mejor a través de avatares holográficos. Eso significa que muchas de las interacciones en las oficinas que fomentan una sensación de conexión se vuelven posibles prácticamente en cualquier lugar. El “pop-in” puede ser reemplazado por el holograma “pop-up”. Esas conversaciones más frías y la colaboración y la lluvia de ideas espontáneas pueden tener lugar en espacios virtuales.
Las herramientas de inteligencia artificial (IA) prometen revolucionar la comunicación interna, ayudando a las organizaciones a generar un sentido de conexión entre los empleados, superar las barreras de comunicación y sacar a la luz los datos correctos de la comunicación organizacional para una mejor toma de decisiones.
La capacidad de las herramientas de IA generativa (genAI) para dividir el contenido significa que la comunicación puede adaptarse para que coincida con los estilos de aprendizaje de los destinatarios, las necesidades de información y los idiomas específicos. Un empleado puede recibir una sola misiva de un gerente con una complejidad detallada, otro como viñetas y otro más como un “correo de voz” hablado.
La IA puede ayudar a romper los silos y compartir más información de toda la organización sin sobrecargar a los empleados con reuniones que consumen mucho tiempo.
Las herramientas GenAI también pueden absorber grandes cantidades de información de ida y vuelta dentro de una organización y realizar análisis de sentimientos que detallan para los administradores de información y líderes empresariales cualquier punto de frustración, confusión o falta de dirección. Las herramientas de inteligencia artificial pueden incluso aprovechar la mente de la colmena de comunicación y ofrecer sesiones de microaprendizaje para los empleados que no entienden algo.
Es hora de repensar totalmente las reuniones
La conclusión es que ahora es el momento perfecto para reconsiderar cada aspecto de las reuniones que ocurren todos los días en tu empresa. Ahora son demasiado frecuentes, demasiado largos y demasiado ineficaces. Es hora de pasar a formas de comunicación asincrónicas y avanzadas que ofrecen una serie de nuevas herramientas y nuevas prácticas de gestión.
Sus empleados sobrecargados y con exceso de horarios se lo agradecerán.
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