Automatización ha sido una piedra angular de la innovación empresarial durante siglos, evolucionando desde mecanismos tempranos como la rueda hidráulica y el molino de viento hasta los impactos revolucionarios de la vapor motor y electricidad. Sin embargo, el proceso de automatización nunca se desarrolló para no intervenir, por ejemplo, dejarlo en funcionamiento y marcharse. El monitoreo, la gestión y las actualizaciones continúan siendo parte del proceso, incluida la Inteligencia Artificial (AI). Como ocurre con toda la automatización a lo largo de la historia, la IA ha tenido como objetivo mejorar la eficiencia, productividady conveniencia, pero aún así se necesita una asociación humana para garantizar la estabilidad.
CTO y cofundador de Reveille Software.
Proceso robótico (¿automatización?)
Automatización robótica de procesos (RPA) ha ingresado al mundo empresarial actual para realizar tareas rutinarias y mundanas. Tiene el mismo propósito que la automatización permanente: ahorrar tiempo y recursos y al mismo tiempo aumentar la precisión y la productividad. En el caso de RPA, realiza las tareas de rutina necesarias para tener acceso a las aplicaciones de Intranet, Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), Cuentas Pagadas/Por Pagar (A/P) y Recursos Humanos (RRHH). .
RPA ahora gobierna factura, nómina de sueldosy procesamiento de reclamos. Estas tareas incluyen la extracción de información del contenido digital almacenado en repositorios de documentos o durante el procesamiento de captura de contenido. El objetivo es la eficiencia del proceso, una mayor precisión de los datos y un menor costo.
Sin embargo, no es necesario que los usuarios posean habilidades de programación o codificación de bajo nivel para aprovechar RPA. Esta falta de conocimientos de codificación no significa que sea una operación con manos libres: es necesaria supervisión y actualizaciones. Con esto en mente, examinaremos las brechas de gestión, operativas y de gobernanza que puede tener una organización cuando gestiona una fuerza laboral digital.
Mapear las brechas
Para que RPA se utilice de forma eficaz y adecuada, se necesita un marco integral para gestionar la plataforma RPA. Esta gestión incluye conocer los roles, responsabilidades y otros procesos asociados con la operación de RPA. Para que RPA funcione correctamente, es necesario cerrar lo que se conoce como «brechas de gestión de plataforma» para gobernar activamente el cambio, la gestión de incidentes y los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Por estos motivos, es necesario garantizar que la dirección proporcione información sobre:
Métricas de rendimiento: Las métricas de rendimiento incluyen la utilización del robot, el rendimiento, el tiempo de ciclo, las tasas de error y el ahorro de costos.
Aplicaciones de destino de robots: Información del nivel de servicio para el aplicaciones los robots están automatizando, como la disponibilidad de las aplicaciones, el rendimiento y los niveles de servicio.
Información operativa: Visibilidad de cómo funciona la plataforma RPA, como el tiempo de actividad de la plataforma RPA, el estado de la base de datos RPA y las tasas de error del sistema.
Los profesionales de TI quieren completar tareas sin conjeturas. Por ese motivo, el conocimiento es fundamental para gestionar y optimizar eficazmente el rendimiento y la eficacia del programa RPA. El conjunto de reglas, procesos y controles establecidos para gestionar y supervisar la implementación, operación y mantenimiento de RPA es lo que se entiende por «gobernanza y supervisión».
La gobernanza y la supervisión cubren la escalabilidad de la RPA, o la capacidad de la RPA para manejar un número cada vez mayor de procesos, transacciones y usuarios. Antes de escalar las operaciones de RPA, las personas de TI deben pensar detenidamente en la infraestructura, los recursos, la capacidad y más. Aquí está la lista de verificación esencial a seguir antes de que se ponga en marcha una expansión:
- ¿La escalabilidad de RPA se ve obstaculizada por el soporte de la infraestructura de RPA?
- ¿La escalabilidad de RPA se ve obstaculizada por la forma en que se administran actualmente sus plataformas RPA?
- ¿Algunos procesos automatizados de RPA a un nivel de complejidad requieren recursos adicionales?
- ¿Su RPA está integrada con sistemas heredados de capacidad limitada?
- ¿Cómo sabrá quién ha cambiado o actualizado el entorno de RPA?
Es importante tener en cuenta que los datos privacidad, seguridady los riesgos de cumplimiento aumentarán a medida que crezca el programa RPA. Asegúrese de saber quién tiene control a nivel de administrador para administrar y cambiar la configuración y el acceso de RPA.
Si bien las plataformas RPA pueden generar un impacto positivo, necesitan tiempo para adaptarse a los cambios en las aplicaciones de destino. Las actualizaciones, nuevas versiones o aplicaciones reemplazadas que son críticas para los procesos robóticos pueden causar fallas operativas y datos incorrectos. La gestión de errores de la automatización de RPA suele ser un desafío a escala. Por lo tanto, es crucial contar con un marco eficaz de gobernanza y supervisión de los programas de RPA.
A medida que crezca el programa RPA, las herramientas de software ayudarán a cerrar esas posibles brechas en la gestión y gobernanza de la plataforma RPA. Las herramientas de terceros brindan la información, el control y la supervisión necesarios para mitigar el riesgo y garantizar el mayor retorno de la inversión en RPA. Algunas de estas herramientas agregadas brindan capacidades de administración sin agentes para ayudar a garantizar el estado y la productividad continuos de las plataformas RPA. En última instancia, estas capacidades brindan a las organizaciones un marco integral para gestionar activamente roles, responsabilidades y procesos asociados con RPA. Además, también ofrecen la capacidad de administrar robots a escala, conocer el rendimiento y recibir notificaciones automáticas cuando ocurren problemas.
Conozca sus estadísticas de referencia
Con respecto a RPA, la evaluación comparativa evalúa y compara el desempeño, la eficiencia y la eficacia del sistema de una organización con estándares establecidos, mejores prácticas o competidores. Conduce a decisiones informadas antes de agregar capacidad para actualizaciones, nuevas implementaciones y migraciones. Para establecer un punto de referencia práctico y útil, es fundamental tener acceso a métricas de RPA como:
- Niveles de usuario
- Capturar niveles de procesamiento
- Actividad del repositorio
- Niveles de rendimiento de las transacciones
- Actividad de la base de datos
- Actividad del servidor de aplicaciones
- Volúmenes de procesamiento de flujo de trabajo
- Volúmenes de procesamiento de transformación.
- Niveles de servicio de la plataforma ECM
- Niveles de servicio de la plataforma RPA
- Niveles de servicio de integración de aplicaciones
Las aplicaciones de TI cambian constantemente. A medida que una organización crece y evoluciona, se vuelve esencial evaluar los niveles de servicio, el rendimiento y las líneas base de los sistemas RPA.
Conclusión
No hay duda de que RPA beneficiará a su organización de la misma manera fundamental en que la rueda hidráulica aumenta la eficiencia de la molienda del grano. Sin embargo, en el caso de RPA, las organizaciones no pueden simplemente conectarlo y dejarlo ir, aunque “automatización” sea parte del nombre. Los usuarios deben cerrar cualquier posible brecha de gestión, operativa y de gobernanza con herramientas de software adicionales, conocimiento de roles y responsabilidades y evaluación comparativa. Este proceso garantizará que reciba el mejor retorno de la inversión a medida que el sistema funcione y crezca. Conclusión de la regla general: puedes automatizar, pero aún así tienes que participar.
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