Para seleccionar un rango de celdas: Haga clic en el icono de cuadrícula dentro del cuadro de entrada debajo de «Desplegable (de un rango)». El panel «Seleccione un rango de datos» se abrirá sobre su hoja de cálculo. Con este panel abierto, puede desplazarse por su hoja de cálculo. Seleccione un rango de celdas en la hoja de cálculo; sus designaciones de letras y números (por ejemplo, C4:G4) aparecen en el cuadro de entrada del panel.
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Haga clic en el DE ACUERDO botón. En la barra lateral «Reglas de validación de datos», el rango de celdas seleccionado aparece dentro del cuadro de entrada debajo de «Desplegable (de un rango)», y los datos en esas celdas aparecen como elementos en su lista desplegable.
Para cambiar la apariencia del menú desplegable: Al igual que con el primer tipo de menú desplegable, puede reorganizar los elementos de la lista, asignar colores a los elementos de la lista y cambiar la apariencia del indicador desplegable. Consulte la sección anterior de la historia para obtener instrucciones completas.
Para insertar su menú desplegable en la hoja de cálculo: Cuando haya terminado de crear el menú desplegable, haga clic en el Hecho botón en la parte inferior de la barra lateral.
Ahora, cuando un usuario hace clic (o hace doble clic) en una de las celdas que seleccionó en el primer paso, se abrirá un menú desplegable que enumera los datos actuales (números o palabras) del rango de celdas que seleccionó. Cuando se selecciona uno de estos elementos, aparecerá dentro de la celda.
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Si el rango de celdas que seleccionó incluye fórmulas, el número actual que aparece en una celda calculada mediante una fórmula aparecerá como un elemento en la lista desplegable. Si el rango de celdas que seleccionó contiene palabras, esas palabras aparecerán en la lista desplegable. Incluso puedes seleccionar un rango de celdas que contenga una combinación de fórmulas, números y palabras. El menú desplegable enumerará lo que aparece actualmente en cada celda del rango de celdas que seleccionó.
Cómo editar o eliminar un menú desplegable
Haga clic (o haga doble clic) en una celda que tenga un menú desplegable. En el menú desplegable que se abre, haga clic en el ícono de lápiz en la parte inferior derecha. Esto abre la barra lateral «Reglas de validación de datos» y puede realizar cambios en el menú desplegable, como cambiar los valores o colores de los elementos.
Para eliminar el menú desplegable de su hoja de cálculo, haga clic en Eliminar regla en la parte inferior de la barra lateral.
Si tiene dos o más menús desplegables en su hoja de cálculo, puede verlos todos enumerados en la barra lateral «Reglas de validación de datos». En la barra de herramientas encima de su hoja de cálculo, seleccione Datos > Validación de datos. En la barra lateral que se abre, haga clic en el menú desplegable que desea editar para abrirlo en la barra lateral, o haga clic en el ícono de la papelera al lado para eliminarlo de su hoja de cálculo.
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Cómo aplicar formato condicional a un menú desplegable
Como se mencionó anteriormente, asignar diferentes colores a los elementos de un menú desplegable puede indicar su importancia relativa. Otra forma de hacerlo es asignar colores de fondo mediante reglas de formato condicional. Esto le brinda algunas opciones adicionales para resaltar el estado de los elementos en la lista, incluida la activación de colores según cálculos de fórmulas y la visualización de elementos a lo largo de una escala de colores.
Nota: No se debe utilizar la aplicación de formato condicional a los menús desplegables además asignar colores a los elementos en un menú desplegable como se describe arriba, pero como una alternativa acercarse. Además, funciona mejor con los estilos de visualización desplegables de flecha o texto sin formato. Si utiliza el estilo de chip predeterminado, el botón oscurecerá la mayor parte del color de fondo de la celda.
Asignar activadores de color a elementos en un menú desplegable
Puede asignar colores a números o rangos de números que pueden aparecer cuando una fórmula en su lista desplegable los calcula. Por ejemplo, si la fórmula de un elemento en su lista desplegable calcula el número 90 o más, entonces el color de fondo de la celda podría volverse verde cuando el elemento se selecciona de la lista desplegable. Si el valor de un elemento se calcula del 20 al 89, el color de fondo de la celda se volverá amarillo.
Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene el menú desplegable al que desea aplicar activadores de color. Luego, en la barra de herramientas encima de su hoja de cálculo, haga clic en Formato > Formato condicional. La barra lateral «Reglas de formato condicional» se abre a la derecha.
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En la barra lateral debajo del encabezado «Reglas de formato», haga clic en No está vacío. De la larga lista que se abre, seleccione Mayor qué o igual a.
Aparece un cuadro de entrada con las palabras «Valor o Fórmula». Escriba un valor; en este ejemplo, escriba 90.
A continuación, debajo de la barra denominada «Predeterminado», haga clic en el Color de relleno icono, una lata de pintura. Se abre un panel de selección de color. Para nuestro ejemplo, seleccione verde brillante.
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Cerca de la parte inferior de la barra lateral, haga clic en Agregar otra regla.
Dentro del cuadro de entrada debajo de «Mayor o igual a», escriba este tiempo 20. Luego haga clic en el icono de la lata de pintura y seleccione el color amarillo.
Finalmente, haga clic en el Hecho botón.
Ahora, si una fórmula en el rango de celdas seleccionado para este menú desplegable calcula 90 o más y el número se selecciona de la lista desplegable, el color de fondo de la celda se volverá verde. Si la fórmula calcula 20 o más (hasta 89) y el número se selecciona de la lista desplegable, el color de fondo de la celda se volverá amarillo.
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Por supuesto, no está limitado a reglas «mayor o igual que» ni siquiera a valores numéricos. Cuando haces clic No está vacíola lista que se abre contiene varias otras reglas que puede aplicar para activar un cambio en el color de fondo, según el texto, la fecha o el valor numérico de los datos de la celda.
Asignar una escala de colores a los elementos de un menú desplegable
Puede asignar una variedad de colores de fondo a los elementos de su lista desplegable. Por ejemplo, puede configurarlo para que si el usuario selecciona 100 en su lista desplegable, el color de fondo de la celda se vuelve verde. Para 60, el fondo de la celda se vuelve amarillo. Para 10, el fondo de la celda se vuelve rojo. Y para cualquier número en su lista desplegable que se encuentre entre dos de estos tres, el fondo aparecerá como un tono intermedio entre los dos colores. Esto proporciona un indicador visual de los valores de los elementos en una lista desplegable.
Para ilustrar esto, creemos una lista desplegable que contenga diez números (10, 20, 30, etc.) que se pueden seleccionar.
Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene la lista desplegable y luego haga clic en Formato > Formato condicional para abrir la barra lateral «Reglas de formato condicional». En la barra lateral, haga clic en escala de colores pestaña en la parte superior derecha. La barra lateral cambiará al panel «Escala de color».
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A continuación, bajo el encabezado «Reglas de formato», haga clic en valor mínimo en «Minpoint» para abrir su menú desplegable. Para nuestro ejemplo, seleccione Número. Tipo 10 en el cuadro de entrada a la derecha.
Haz clic en el ícono de la lata de pintura a la derecha. En el panel de selección de color que se abre, seleccione el color rojo.
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Seleccionar Número de las listas desplegables en «Punto medio» y «Punto máximo» también, y escriba 60 y 100, respectivamente. Haga clic en los íconos de latas de pintura y seleccione el color amarillo para Midpoint y verde para Maxpoint. A medida que estableces estos puntos y colores, verás una vista previa de toda la gama de colores justo arriba.
Haga clic en el Hecho botón.
Ahora cuando el número 60 se selecciona de la lista desplegable, el color de fondo de la celda se vuelve amarillo. Cuando seleccionas 70el color de fondo se vuelve amarillo con un matiz de verde mezclado. Cuando selecciona 100el color de fondo de la celda será completamente verde.
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Administrar colores de formato condicional
Si desea cambiar los colores de fondo que ha asignado a los elementos en una lista desplegable, haga clic para seleccionar la celda que contiene la lista desplegable, luego haga clic en Formato > Formato condicional para abrir la barra lateral «Reglas de formato condicional». En la barra lateral verá una lista de las asignaciones de color que realizó para la lista desplegable, cada una con su propia muestra de color.
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Para eliminar un color: Mueva el puntero sobre la muestra de color y haga clic en el icono de la papelera que aparece a la derecha de la muestra.
Para cambiar un color: Haga clic en la muestra de color. Si es de un solo color, la barra lateral cambiará al panel «Un solo color». Si se trata de una gama de colores, la barra lateral cambiará al panel «Escala de colores». Haga clic en los íconos de las latas de pintura en cualquiera de los paneles para cambiar los colores.
Para agregar un nuevo color: Hacer clic Agregar otra regla. La barra lateral cambiará al panel «Color único». Si desea asignar una gama de colores a los elementos de su lista desplegable, haga clic en Color de escala en la parte superior derecha para cambiar a este panel.
Este artículo se publicó originalmente en noviembre de 2022 y se actualizó en abril de 2024.