Numerar registros en un informe puede hacerlo más legible. Es un elemento familiar que ayuda a los lectores a distinguir el registro actual del anterior y del siguiente. Además, tiene un valor de análisis real porque el número significa algo: el número de estudiantes, el número de productos, el número de pedidos, etc. Incluso puedes ordenar por resultados para obtener una lista de los 10 mejores. Afortunadamente, numerar registros en un informe de Access es sencillo.
En este artículo, aprenderá cómo numerar registros en un informe de Access. Usaremos un informe existente para simplificar las cosas, pero al hacerlo, expondremos un problema. Sin embargo, no se preocupe, la solución es simple, pero es el tipo de cosas que pueden suceder cuando se trabaja con objetos de Access existentes.
Numerar registros en un informe de Access simple
Estoy usando la base de datos heredada de Northwind que viene con Access 365 (Figura A). Si desea seguir adelante, asegúrese de responder al mensaje Habilitar contenido para poder modificar la base de datos. Además, la base de datos le pedirá que inicie sesión.
Para nuestros propósitos, no importa qué empleado elija.
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Agregaremos una línea de numeración al informe de informe de ventas mensual existente que se muestra en Figura B. Sin embargo, puedes utilizar casi cualquier informe para seguirlo.
Cómo acceder al informe
Northwind abrirá el formulario principal, que puedes dejar abierto o cerrar.
Comencemos accediendo al informe Informe de ventas mensual de la siguiente manera:
- En el Panel de navegación, haga clic en el menú desplegable Northwind en la parte superior y elija Tipo de objeto (Figura C). Al hacerlo nos dará acceso rápido a todos los informes de la base de datos.
- Expanda la sección Informes y busque el Informe de ventas mensual. Haga clic derecho en él para abrirlo en la Vista Diseño (Figura D).
Cómo agregar el nuevo control
Con el informe abierto en la Vista Diseño, está casi listo para agregar un nuevo control a la sección Detalles. Antes de hacerlo, debes mover los controles existentes hacia la derecha para hacer espacio. Si está trabajando con su propio informe y no necesita realizar este paso, puede pasar a la siguiente sección.
Si está siguiendo el informe de ejemplo, haga lo siguiente:
- Presione Ctrl+A para seleccionar todos los controles del formulario.
- Haga clic en la pestaña Organizar.
- En el grupo Tablas, haga clic en Quitar diseño (Figuras E). Este paso no siempre será necesario, pero si esta configuración está habilitada, no podrá mover los controles hasta que la desactive.
- Haga clic en cualquier parte del fondo del formulario para anular la selección de todos los controles.
- Mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en los controles Producto y Ventas en la sección Encabezado del mes. Luego, haga clic en los controles SalesGroupField y Total Sales en la sección Detalles.
- Arrastre los dos controles hacia la derecha, lo suficiente para dejar espacio para un nuevo control de numeración (Figura F).
Después de hacer espacio para el control, agregarlo es muy fácil:
- Haga clic en la pestaña Diseño de informe si es necesario.
- Haga clic en Cuadro de texto en la sección Controles.
- Haga clic dentro de la sección Detalles del informe, a la izquierda de los cuatro controles que acaba de mover, para colocar un control de Cuadro de texto (Figura G). En este momento, es difícil discernirlo porque se extiende sobre un control existente.
- Seleccione el cuadro de texto e ingrese la expresión =1 (Figura H). La expresión será la propiedad Fuente de control del control.
- Con el control Cuadro de texto aún seleccionado, tome el borde derecho y arrástrelo hacia la izquierda para reducir el ancho, de modo que pueda ver el control existente.
- A continuación, apenas puede ver la etiqueta del control Cuadro de texto detrás del control Cuadro de texto. Selecciónelo por separado y presione Eliminar (Figura I).
Cómo calcular un total acumulado
En este punto, el control está implementado y visible en la Vista de informe, pero no devolverá una lista de números consecutivos. Tal como está, devolverá el número 1 para cada registro. Afortunadamente, esta es una solución sencilla:
- Con el control Cuadro de texto aún seleccionado en la Vista Diseño, haga clic en la pestaña Datos en la hoja de Propiedades. Si la hoja de propiedades no está visible, haga doble clic en el control Cuadro de texto para abrirlo.
- Cambie la propiedad Suma corriente a Sobre todo en el menú desplegable de configuración (Figura J).
Finalmente está listo para ver el informe, así que elija Vista de informe en el menú desplegable Vistas en el grupo Vistas. También puede hacer clic derecho en la pestaña del informe y elegir Vista de informe. Figura K muestra los resultados, lo cual tiene un poco de sorpresa; Falta el número 7.
Solución de problemas
Cuando trabaje con sus propios datos e informes, es poco probable que se encuentre con un error como este, pero es por eso que elegí este informe específico. Están sucediendo muchas cosas que no hemos discutido y es por eso que el control numérico no funciona como se esperaba.
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La solución breve es cambiar la configuración de la suma acumulada de Sobre todo a Sobre grupo. Es cierto que eso no tiene sentido (todavía no), pero funciona.
Con un poco de investigación, puede encontrar un procedimiento de evento de informe abierto que establece el valor de los campos SalesGroupField y Total Sales (Figura L). Sin entrar en muchas explicaciones técnicas, el informe es un informe agrupado, pero no lo sabrías al verlo en la Vista Diseño.
Al modificar un informe existente, es fácil encontrarse con situaciones en las que el informe no funciona como se esperaba. Cuando esto suceda, busque un procedimiento de evento de VBA o una macro.
Unas palabras sobre Autonumérico
Quizás se pregunte si agregar un campo Autonumérico podría ser más fácil. Los campos de Autonumérico garantizan la unicidad, no una secuencia adecuada. Es la herramienta incorrecta para el trabajo y puede tener consecuencias no deseadas:
- Cuando depende de cómo la consulta subyacente o el informe filtra los registros, no hay garantía de que los valores de Autonumérico numeren consecutivamente los registros de su informe correctamente.
- Si se elimina un registro de la tabla, también se elimina el Autonumérico, lo que significa que al esquema de numeración posterior del informe le faltará un número.
Si sigue los pasos de este artículo, puede agregar números secuenciales de manera efectiva a su informe de Access, mejorando su claridad y usabilidad para los lectores.