Hace diez años, un desastre azotó mis carpetas de Google Drive. Estaba usando una aplicación de terceros para hacer una copia de seguridad de una carpeta en particular (una carpeta que albergaba cada uno de los manuscritos de mis libros) y algo salió terriblemente mal. Al marcar accidentalmente una casilla, esa carpeta se eliminó en Google Drive. Aunque eso fue bastante malo, también se eliminó la misma carpeta en mi disco local.
Sí, fue un desastre, uno que podría haber evitado si no hubiera hecho clic en una sola casilla de verificación en una aplicación.
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Afortunadamente, después de una hora de conversación telefónica con Google, pudieron restaurar la carpeta. Desde entonces he estado muy Tenga cuidado con las aplicaciones de terceros que uso y cómo las uso.
Si quieres evitar tener que pasar una tarde sudando si volverás a ver esos archivos irremplazables o no, sigue leyendo porque tengo algunos consejos que pueden ayudarte.
¿Estás listo?
1. Utilice una contraseña segura
Aunque este consejo no le ayudará a recuperar archivos perdidos ni le impedirá eliminar algo que no debería, sin duda le ayudará a evitar que alguien obtenga acceso a su cuenta de Drive y tome o lea esos archivos a voluntad. Al crear una nueva contraseña para Google Drive, utilice una administrador de contraseñas y haga que cree una contraseña aleatoria que sea al menos Doce caracteres de largo e imposibles (o al menos muy desafiantes) de memorizar. Cuanto más segura sea la contraseña, menos probabilidades habrá de que alguien acceda a su cuenta.
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Al mismo tiempo, te recomendaría que consideres agregando autenticación de dos factores a la mezcla, lo que agrega otra capa de seguridad a su cuenta de Google.
2. Vaya a Drive y no a Documentos
Este consejo puede parecer contrario a la intuición o la cosa más obvia del mundo (dependiendo de cómo hayas estado usando Google), pero te sugiero que siempre utilices Drive, y no Docs, para crear tus documentos. ¿Por qué? Porque cuando revisas Documentos, no puedes colocar rápidamente un documento donde lo deseas. En Drive, puede navegar a una carpeta, hacer clic en Nuevo y luego crear el documento, sabiendo que existirá en esa carpeta. En Docs, creas un nuevo archivo y de forma predeterminada estará en la carpeta raíz, donde luego debes recordar ir a Drive y moverlo donde lo necesites. Si sigues olvidándote de mover esos archivos, terminarás con un desorden caótico de documentos en tu carpeta raíz, lo que podría llevarte a eliminar accidentalmente el archivo que más necesitas.
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Al mismo tiempo, recuerde (sin importar cómo elija organizar sus carpetas) establecer una estructura lógica que haga que sea muy fácil saber dónde se encuentran sus archivos.
Hablando de que…
3. Usa el historial de versiones.
Vas a cometer errores en tus documentos. A veces, esos errores pueden ser considerables. Cuando te has metido en el agujero equivocado de un documento, es posible que tengas la tentación de tirarlo a la basura y empezar de nuevo. No. En su lugar, apóyate en Google Drive historial de versiones, que le permite revertir un documento a un estado anterior. En lugar de perder todas esas palabras cuidadosamente elegidas cuando el documento tenía sentido… revertir, revertir, revertir.
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Una de las cosas buenas del historial de versiones de Google (además de ser muy fácil de usar) es que puede guardar numerosas instancias de un documento desde el momento en que se creó por primera vez hasta la última edición. Esta característica me ha salvado el pellejo en muchas ocasiones.
4. Haz una copia de seguridad
No hace falta decir que necesitas hacer una copia de seguridad de tu cuenta de Drive. O al menos haga una copia de seguridad de las carpetas que contienen los archivos más importantes. Si siempre tiene una copia de seguridad local actualizada, si algo sale mal, siempre puede volver a cargar la carpeta en Google Drive.
La forma de realizar una copia de seguridad de su carpeta de Google Drive dependerá de su sistema operativo. Si usa MacOS o Windows, puede usar el aplicación oficial de Drive. El problema con la aplicación oficial de Drive es que no puedes seleccionar de qué carpeta de Google Drive hacer una copia de seguridad, lo que significa que hará una copia de seguridad de todo lo que hay en tu cuenta de Drive. Eso está bien si no tienes una gran cantidad de datos para respaldar.
Sin embargo, si el contenido de Google Drive consume todo su almacenamiento local, puede optar por utilizar una solución como En sintoníaque le permite seleccionar una carpeta (o varias carpetas) de Drive para mantenerla sincronizada en su máquina local.
No pospongas esto. En caso de que ocurra un desastre (como lo que me pasó a mí), una copia de seguridad puede salvar su cordura.
5 bloquear archivos
La función Bloquear archivos no evitará que elimine accidentalmente archivos de Drive, pero evitará que usuarios no deseados cambien el contenido de esos archivos. Una vez que haya bloqueado un archivo, nadie podrá editarlo ni comentar hasta que se desbloquee. Aún mejor, sólo aquellos usuarios con permisos de Editor pueden desbloquear un archivo. Este es un pequeño paso que puede dar para proteger esos valiosos archivos para que no se modifiquen.
Para bloquear un archivo, haga clic derecho en la entrada en Google Drive y seleccione Información del archivo > Bloquear. En la ventana emergente resultante, haga clic en Bloquear y el archivo estará a salvo de cambios y permanecerá así hasta que se desbloquee.
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Con un mínimo de precaución, su experiencia con Google Drive puede estar libre de catástrofes. Por supuesto, nada es 100%, pero si sigues estos sencillos consejos, estarás un paso por delante de errores, accesos no deseados u otros desastres dentro de tu cuenta de Drive.