El seguro de compensación para trabajadores es obligatorio para la mayoría de los empleadores en la mayoría de los estados, pero eso no significa que sea imposible reducir los costos de la prima de compensación.
En esta guía, comenzamos explicando por qué es importante el seguro de compensación para trabajadores y cómo se calcula. Luego, profundizamos en las siete formas principales en que puede reducir las primas del seguro de compensación para trabajadores y al mismo tiempo proteger a su empresa de la responsabilidad y brindarles a sus trabajadores la cobertura que necesitan.
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Importancia del seguro de compensación laboral
El seguro de compensación laboral no sólo es obligatorio en la mayoría de los estados; también protege a su empresa de responsabilidad. Específicamente, la mayoría de los planes de compensación para trabajadores protegen a su empresa de ser demandada por empleados que resultan lesionados en el trabajo.
También brinda protección y atención a los empleados que sufren lesiones en el trabajo y reemplaza los salarios perdidos. Tener un buen seguro de compensación para trabajadores brinda tranquilidad tanto a los empleadores como a los empleados. Para obtener más información, consulte nuestra guía que explica cómo funciona el seguro de compensación para trabajadores.
Cómo se calculan las primas de compensación para trabajadores
El costo de las primas de compensación para trabajadores se basa en el riesgo de lesiones en la industria de la empresa. Cuanto mayor sea el riesgo de lesión, mayor será la prima de compensación laboral.
Si bien a la mayoría de los empleados se les asigna el mismo código de clasificación, existen algunas excepciones. Por ejemplo, a un empleado de oficina de una empresa de construcción que solo se encarga del trabajo administrativo se le puede asignar un código diferente al de la empresa de construcción en general. Si los contratistas independientes no están autoasegurados, también deberán clasificarse con precisión.
Según un plan tradicional de compensación para trabajadores, los pagos estimados de una suma global se realizan al comienzo de cada año. Para calcular estas primas se realizan estimaciones de la nómina total para cada clasificación de trabajadores. Luego, la tasa para cada clasificación se multiplica por el total de nómina estimado y luego se multiplica por 100 para obtener la cifra final. El cálculo es el siguiente: Tarifa del operador x Nómina (por $100) = Prima.
Ciertos factores pueden aumentar o disminuir esta cifra de prima final. Por ejemplo, algunos planes de compensación para trabajadores ofrecen ajustes, como créditos (reducciones de primas) para planes de seguridad laboral. Por el contrario, las empresas con un historial de muchos accidentes y reclamaciones de compensación laboral pueden esperar pagar una prima más alta.
Dado que es difícil estimar con precisión la nómina para todo el año por adelantado, los estados y las compañías de seguros exigen auditorías después de que expire la póliza (generalmente al final del año calendario). Si pagaron de más, a las empresas se les reembolsará el dinero sobrante. Si pagaron menos, las empresas deben pagar la diferencia.
7 estrategias efectivas para reducir los costos de las primas de compensación
1. Revisar la nómina y las clasificaciones de trabajadores.
Clasificar incorrectamente a los trabajadores no sólo aumenta la responsabilidad de su empresa; También puede aumentar las primas de compensación para trabajadores. Tomemos nuestro ejemplo anterior: si el trabajador administrativo se clasifica incorrectamente como trabajador de la construcción, su prima de seguro será más alta de lo necesario. Antes de renovar cualquier póliza de compensación para trabajadores, verifique todas las clasificaciones de nómina y trabajadores para asegurarse de que estén lo más actualizadas posible.
2. Cambie a un sistema de pago por uso
A menos que su empresa esté ubicada en Washington, Wyoming, Dakota del Norte u Ohio, tiene la opción de cambiar a una compensación laboral de reparto. En lugar de pagar una suma global por adelantado y luego ajustar retroactivamente la cantidad si es necesario, los sistemas de pago por uso permiten a su empresa realizar un pago de compensación laboral más pequeño cada vez que ejecuta la nómina.
Elegir un software que implemente la compensación laboral y la nómina facilita basar los cálculos en la plantilla en tiempo real, distribuir los pagos a lo largo del tiempo y evitar pagos excesivos. Para obtener más información, consulte nuestro artículo que explica cómo integre su seguro de compensación laboral con su programa de nómina.
3. Implementar un programa de seguridad en el lugar de trabajo
Los programas de seguridad en el lugar de trabajo reducen las primas de compensación laboral al disminuir los accidentes laborales y los costos médicos y de seguros relacionados. Algunas compañías de seguros incluso otorgan créditos o reducciones de primas a cambio de tener programas de seguridad en el lugar de trabajo que cumplan o superen ciertos estándares. Si aún no lo ha hecho, consulte con su compañía de seguros sobre los créditos de primas.
4. Verifique nuevamente el seguro del subcontratista
Una cosa que inflará sus primas es pagar el seguro de compensación laboral para los subcontratistas que ya tienen sus propias pólizas vigentes. Cada vez que incorpore a un nuevo subcontratista, confirme el estado de su política de compensación para trabajadores. También debe consultar periódicamente con los subcontratistas existentes para ver si el estado de su política de compensación para trabajadores ha cambiado.
5. Realizar una autoauditoría ante la compañía de seguros
Dentro de los 30 a 60 días posteriores a la finalización de la póliza de compensación para trabajadores, la compañía de seguros realizará una auditoría de su seguro y documentos de nómina para verificar que sus clasificaciones y pagos fueron correctos. Sin embargo, recomendamos realizar sus propias auditorías durante la vigencia de la póliza para buscar actualizaciones incorrectas en la nómina, aumentos inexplicables en las facturas de primas y otros errores que pueden aumentar sus primas. De esa manera, puede abordarlos de manera proactiva en lugar de esperar a resolver todo retroactivamente después de que expire la póliza.
6. Considere contratar a un experto en compensación laboral
El seguro de compensación laboral puede ser un tema complejo de gestionar y no todos los departamentos de recursos humanos tienen la experiencia interna para hacerlo. Contratar a un consultor de compensación laboral o un servicio de PEO como Rippling puede ayudar a su empresa a realizar una auditoría, implementar un programa de seguridad y reducir sus primas. Si bien estos consultores y servicios de OPE pueden costar más por adelantado, a menudo le ahorrarán dinero a su empresa a largo plazo al reducir las primas de su seguro.
¿Necesita ayuda para gestionar la compensación laboral?Los servicios PEO de Rippling pueden garantizar que su compensación laboral esté configurada y optimizada para su negocio. También puede obtener opciones de pago por uso si su estado lo permite, lo que facilita la distribución de sus pagos y el control de sus finanzas mensuales. |
7. Busque una nueva póliza
Si ha realizado todos los cambios enumerados anteriormente y todavía tiene dificultades con las altas primas de compensación para trabajadores, podría ser el momento de buscar una nueva póliza. Le sugerimos comenzar este proceso al menos varios meses antes de que expire su póliza actual para darle tiempo suficiente para comparar precios. Es posible que descubra que otra compañía de seguros puede ofrecerle una mejor tarifa por la misma cobertura.
