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Mayoría usuarios de excel Estoy de acuerdo en que el programa es una bendición cuando se trata de crear hojas de cálculo.
Sin embargo, los resultados a menudo pueden ser innecesariamente aburridos a la vista. Afortunadamente, Excel viene con todas las herramientas integradas que necesitas para que tus hojas de cálculo luzcan pulidas, profesionales y agradables a la vista.
Hoy en día, esto no es sólo algo agradable sino imprescindible. Al mejorar la presentación de su hoja de cálculo, también aumenta su impacto al comunicar los resultados.
1. Empieza con inspiración
Utilice una plantilla: Explore las plantillas integradas de Excel o busque inspiración en línea. Las plantillas proporcionan diseños prediseñados que le ahorrarán tiempo y lucirán elegantes ante las partes interesadas de su negocio.
2. Uso maestro de fuentes
Elija fuentes claras: El uso de fuentes claras y legibles como Calibri o Arial puede garantizarle una apariencia profesional. Evite el uso de fuentes decorativas que abarroten su hoja de cálculo y dificulten su lectura.
Limitar estilos de fuente: Utilice un máximo de dos fuentes (una para los títulos y otra para el cuerpo del texto) para mantener un diseño limpio y garantizar que el lector no se distraiga.
Variar tamaños de fuente: Utilice tamaños de fuente más grandes (p. ej., 14 a 16 pt) para los títulos y un tamaño más pequeño y uniforme (p. ej., 10 a 12 pt) para el cuerpo del texto. Esto hace que su hoja de cálculo sea más digerible de un vistazo.
VER: 87 consejos y trucos de Excel desde principiantes hasta profesionales
3. Estructura con propósito
Títulos del centro: Utilice la función «Fusionar celdas» o «Centrar en la selección» para crear un título centrado y profesional.
Comience en la celda B2: Deje la fila 1 y la columna A en blanco para obtener un diseño visualmente equilibrado con espacio en blanco adicional.
Agregue filas y columnas vacías: Para hojas de cálculo complejas, puede optar por dividir los datos densos con filas o columnas en blanco para mejorar la legibilidad general de la hoja de cálculo.
4. Utilice la alineación estratégicamente
Alinee el texto para mayor claridad: Formatee sus celdas y seleccione opciones que le permitan alinear su texto para que se adapte mejor a sus necesidades. Por ejemplo, el texto se alinea a la izquierda de forma predeterminada, mientras que los números se alinean a la derecha. Como resultado, es posible que necesites ordenar las tablas colocando títulos que tengan la misma alineación que el contenido de la tabla.
Mesas ordenadas: Formatee las tablas para que el texto y los números sean visualmente consistentes en filas y columnas.
5. Encabezados y resaltado
Pon en negrita tus encabezados: Los encabezados que se destacan del texto principal pueden hacer que su hoja de cálculo sea más fácil de leer. Ponerlos en negrita es una forma rápida y sencilla de hacerlo.
Aplicar color con moderación: Se pueden utilizar colores para resaltar filas o columnas clave, lo que hace que la hoja de cálculo sea más atractiva y fácil de leer. Sin embargo, no te excedas; esto puede producir el efecto contrario.
6. Líneas de cuadrícula y bordes
Personalizar líneas de cuadrícula: Todas esas líneas que separan todos esos números pueden parecer confusas. Al mostrar solo las líneas alrededor de la columna de resultados, por ejemplo, puede marcar una gran diferencia en la legibilidad de su hoja de cálculo.
Utilice rayas de cebra: Si está creando una hoja de cálculo con muchas columnas, a veces puede ser Difícil para los lectores hacer coincidir los datos. en el extremo derecho del documento con las categorías enumeradas a la izquierda. Sombrear sutilmente filas alternas ayuda al ojo a seguir la información a lo largo de la página.
7. Mantenga los colores legibles
Cíñete al texto oscuro sobre fondos claros: Esto garantiza legibilidad y mejores resultados de impresión. Evite combinaciones de colores brillantes o contradictorios.
Pruebe efectos de fondo sutiles: Una decoración de fondo simple, como un discreto efecto de tinte por inmersión, puede hacer que su hoja de cálculo sea más atractiva visualmente. Sin embargo, tenga cuidado de no insertar ninguna decoración que pueda distraer la atención de los datos.
8. Tablas y gráficos
Utilice la función de tabla: Si sus datos lo requieren, puede insertar tablas en su hoja de cálculo de Excel. Esto le dará a la vista un descanso de la información principal del documento. Utilice un color destacado para conectar la tabla con el resto de la hoja de cálculo.
Alinear gráficos y tablas: Para mantener un diseño pulido y organizado, asegúrese de que todos los cuadros, gráficos y tablas comiencen en la misma fila o columna.
VER: Cómo copiar un formato para columnas y filas de una hoja de cálculo de Excel
9. Añade toques profesionales
Incorporar una imagen: Agregar una imagen, como el logotipo de una pequeña empresa, a la esquina de su hoja de cálculo puede crear un acabado profesional.
Nombra tus hojas de trabajo: Cambie el nombre de las pestañas de las hojas de trabajo para describir su contenido con claridad, garantizando una apariencia profesional y organizada.
10. Ejercer moderación
No te excedas: Evite exagerar con fuentes, colores o efectos. El objetivo es una hoja de cálculo profesional y fácil de leer, así que mantenga los diseños limpios y funcionales.
¿Qué resultados debo esperar de una hoja de cálculo de aspecto profesional?
Las hojas de cálculo bien presentadas mejoran la claridad y el profesionalismo al tiempo que promueven la eficiencia. Una hoja de cálculo atractiva no se trata sólo de estética; en última instancia, debería mejorar la usabilidad y la toma de decisiones.
Una hoja de cálculo bien diseñada hace que los datos sean más fáciles de leer y comprender, lo que reduce los errores y ahorra tiempo. Un formato limpio, un estilo consistente y una alineación adecuada ayudan a los usuarios a localizar rápidamente información clave, mientras que el uso sutil de colores y fuentes puede enfatizar puntos importantes sin abrumar al usuario.
Para las personas que crean excelentes hojas de cálculo, los beneficios bien valen el esfuerzo. Una hoja de cálculo de excelente apariencia puede dejar una fuerte impresión, demostrando su atención al detalle y al mismo tiempo facilitando la comunicación de ideas y la participación efectiva de sus colegas, clientes o partes interesadas.
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