Cómo utilizar una máquina de fax o enviar un documento sin ella

Esta breve guía cubre cómo utilizar una máquina de fax tradicional y algunos consejos para solucionar problemas si su fax no se envía.

También cubriré algunas opciones de envío de faxes en línea que no requieren una máquina de fax, una impresora multifunción o incluso una línea telefónica. No necesitas nada más que una conexión a Internet para poder enviar un fax desde tu iPhoneAndroid o computadora.

Cómo utilizar una máquina de fax

Cuando decimos máquina de fax, nos referimos a la pieza de hardware independiente que escanea y transmite páginas físicas con una bandeja de alimentación de documentos y una conexión a una línea telefónica. A continuación se detallan los pasos que debe seguir para enviar un fax tradicional.

Paso 1: Verifique la alimentación y la conexión.

Presione el botón de encendido y espere a que se ilumine el panel de control. Una vez que esto suceda, sabrá que la máquina está lista para usar. Si la máquina de fax no se utiliza con frecuencia, confirme que el cable de la línea telefónica procedente de la máquina de fax esté bien conectado a la toma de pared.

Paso 2: agregue una portada de fax

Es una buena práctica incluir una portada para el documento que envía por fax, especialmente si lo envía a una empresa donde varias personas usan la misma máquina. Esto no es en absoluto necesario, pero ayuda a garantizar que el fax llegue a la persona adecuada.

Algunas organizaciones pueden requerir una portada de fax, así que esté atento a ellas para asegurarse de que no haya demoras innecesarias.

Una portada suele incluir la siguiente información:

• El nombre de su empresa.
• Su información de contacto.
• El nombre del destinatario y el número de fax.
• El número total de páginas.
• La fecha de envío.

Una vez que la portada esté lista, colóquela encima de la primera página del documento que va a enviar. Las páginas deben estar ordenadas de adelante hacia atrás, comenzando por la portada. Aquí hay algunos plantillas de portadas de fax puedes utilizar para mantenerte organizado.

Paso 3: coloque el documento en la máquina de fax

Mire la bandeja del alimentador para determinar si necesita colocar el documento boca arriba o boca abajo. Una vez que determine la dirección que debe mirar su documento, colóquelo en la bandeja del alimentador.

Incluya todas las páginas que necesita enviar, clasificadas en el orden correcto, desde la primera hasta la última.

Consejo: si es necesario enviar un cheque por fax o documento que no tiene el tamaño adecuado para la bandeja del alimentador, primero haga una fotocopia del mismo.

Paso 4: ingrese el número de destino

Utilice el teclado para marcar el número de la máquina de fax a la que envía el documento. Asegúrese de ingresar el número completo, incluido el código de área y el código de país, si es necesario. Además, si su empresa requiere un código para marcar, deberá incluirlo antes que nada.

Un número de fax de ejemplo enviado desde una máquina que requiere un código para marcar podría verse así: 9-225-555-9876.

Paso 5: Presione enviar

Presione el Enviar o Comenzar botón. Prepárese para una avalancha de pitidos, zumbidos y chirridos generales. El ruido puede ser alarmante, pero significa que está funcionando.

Espere a que todas las páginas que está enviando pasen por el alimentador.

Paso 6: Confirme que se envió el fax

Una vez enviadas todas las páginas, la máquina de fax imprimirá un informe de transmisión. Los detalles incluidos en el informe varían entre máquinas, pero generalmente tendrá lo siguiente:

• Fecha y hora: Cuando se envió el fax.
• Estado de transmisión: Indica si el fax se envió correctamente o falló.
• Número de páginas: El número de páginas enviadas.
• Número de destino: El número de fax al que se envió el documento.
• Códigos de error: Si la transmisión falla, es posible que se muestren códigos de error para ayudar a diagnosticar el problema.
• Duración: Cuanto tiempo tardó la transmisión.

Si el informe de transmisión confirma que el fax se envió correctamente, ¡ya está! Si el fax falló, continúe con la sección de solución de problemas a continuación.

Consejos para solucionar problemas de fax

El fax puede resultar frustrante, lo sé, pero existen algunas soluciones sencillas que pueden ayudar:

• Verifique la conexión: Asegúrese de que el cable del teléfono esté bien conectado y de que haya tono de marcado. Una buena conexión es el primer paso para enviar faxes con éxito.
• Apágalo y vuelve a encenderlo: Este es un consejo clásico de TI por una razón: normalmente funciona.
• Evite atascos de papel: Asegúrese de que ninguna de sus páginas quede atascada en el alimentador. Si uno se atasca, retírelo con cuidado, enderece el papel y vuelva a intentarlo. Tenga en cuenta que probablemente necesitará reenviar todo el documento, no sólo la página que se atascó.
• Compruebe si hay mensajes de error: La mayoría de los informes de transmisión incluyen información sobre por qué falló el fax, como códigos de error. Busque los códigos de error en el manual de su máquina de fax y siga las instrucciones para solucionarlo. Si no tiene el manual o las instrucciones son confusas, llame al servicio de atención al cliente para obtener ayuda.

Si aún tiene problemas, consulte esta publicación completa sobre la que escribí qué hacer cuando un fax no pasa.

¿Necesito una línea telefónica para usar una máquina de fax?

No, no necesita una línea telefónica para utilizar una máquina de fax. Con la ayuda de un Adaptador de teléfono analógico y fax (ATA)puede conservar su misma máquina de fax o impresora multifunción para enviar faxes a través de Internet en lugar de una línea telefónica.

Así es como lo haces:

1. Compra un ATA. Vendrá con el dispositivo ATA, un adaptador de corriente, un cable Ethernet y un cable telefónico estándar.
2. Conecte un extremo de un cable telefónico a su máquina de fax y el otro al Teléfono 1 puerto en el ATA.
3. Conecte un extremo de su cable Ethernet al Internet puerto en el ATA y el otro extremo a su enrutador de Internet.
4. Conecte el extremo circular del adaptador de corriente al dispositivo ATA y enchufe el otro extremo a una toma de corriente.
5. Encienda el ATA. Su máquina de fax ahora está habilitada para Internet, lo que significa que está lista para enviar y recibir faxes a través de la web sin necesidad de una línea telefónica.

¿Puedo simplemente enviar un fax en línea?

Absolutamente. Servicios de fax en línea Actúan como máquinas de fax normales, menos el hardware.

Aquí hay un desglose simplificado de cómo funciona el proceso:

1. Regístrese en un servicio de fax en línea e inicie sesión en su cuenta.
2. Ingrese el número de fax del destinatario, adjunte el documento que desea enviar por fax (como un archivo adjunto de correo electrónico) y presione Enviar.
3. El destinatario recibirá el documento en su máquina de fax o en su cuenta de fax en línea.

Existen muchos beneficios al utilizar servicios de fax basados ​​en la nube.

• Fácil de usar: Los servicios de fax en línea son más sencillos y, a menudo, más rápidos de usar que las máquinas de fax de la vieja escuela y tampoco son tan ruidosos.
• Almacenamiento digital: Los faxes digitales se pueden almacenar en línea, por lo que puede realizar un seguimiento de ellos fácilmente sin necesidad de almacenamiento físico.
• Firmas digitales: Muchos servicios de fax en línea cuentan con capacidades de firma electrónica integradas, que le permiten agregar firmas digitales legalmente vinculantes a sus documentos sin la molestia de escanear, imprimir y firmar.
• Rentable: Los servicios de fax en línea eliminan los gastos de líneas telefónicas dedicadas, hardware físico de la máquina de fax y consumibles como papel y tinta.

¿Por qué las organizaciones todavía utilizan una máquina de fax?

No sé. Definitivamente no es la forma más fácil de enviar un fax.

Con el envío de faxes en línea, no se necesitan máquinas de fax voluminosas, papel ni una línea telefónica exclusiva. Cualquiera puede enviar y recibir faxes directamente desde su teléfono, tableta o computadora.

Para las empresas, el envío de faxes basado en la nube ofrece beneficios aún mayores. Estos servicios se integran perfectamente con los flujos de trabajo y el software existentes, mejorando la eficiencia y reduciendo la entrada manual de datos.

Antes, el fax en línea no era tan seguro como el fax tradicional a través de una línea fija, pero los proveedores actuales ofrecen cifrado y almacenamiento seguro en la nube, lo que garantiza el cumplimiento de las normas de privacidad de datos. Hay Soluciones VoIP compatibles con HIPAA que admiten fax en línea y cumplen con los requisitos legales más estrictos.

Además, las empresas pueden ampliar fácilmente sus necesidades de envío de faxes, agregando o eliminando usuarios sin invertir en hardware nuevo.