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Hoy en día, los directores de innovación (CIO) se enfrentan a una gran cantidad de decisiones que tomar a diario, mientras buscan reducir costos, mantener la eficiencia del flujo de trabajo y mejorar las ofertas de servicios a través de nuevas herramientas digitales, ya sea implementando nuevas estrategias de automatización o herramientas de abastecimiento. para apoyar los esfuerzos de transformación digital de las empresas.
Para muchos CIO, simplemente sopesar los pros y los contras entre diferentes proveedores de software y las herramientas que se ofrecen puede ser un desafío en sí mismo, mientras que otros están atrapados en contratos actuales sin saber cómo maximizar su valor.
Elegir entre microsoft 365 y Google Productividad del espacio de trabajo/herramientas de colaboraciónpor ejemplo, es una decisión difícil para muchos. Ambos servicios cuentan con una variedad de características y puede resultar difícil decidir cuál es la mejor opción para que su organización optimice su eficiencia y obtenga la mejor relación calidad-precio.
Entonces, ¿por dónde empezar?
Consultor de estrategia y Max Sankey, director de Efficio.
Maximizando el valor de su plataforma actual
Para aprovechar al máximo la tecnología existente, independientemente del proveedor, es importante buscar oportunidades para agrupar funciones y eliminar herramientas que no necesita; considere funcionalidades como plataformas de comunicaciones, gestión de identidades y accesos, inicio de sesión único, almacenamiento de archivos, telefonía, visualización de datosciberseguridad EUC e incluso hardware EUC. Las empresas pueden considerar la recolección periódica o automatizada de licencias para limitar nuevas compras innecesarias. Para las empresas que aún no han implementado esto, a menudo existe hasta un 20 % de oportunidades de captar usuarios para evitar nuevas compras y maximizar el valor de la plataforma existente.
Saber cuándo es el momento adecuado para reevaluar
Espacio de trabajo de Google y microsoft 365 Puede tener precios de licencia comparables para usuarios estándar, pero para evaluar eficazmente el costo de cualquiera de las plataformas, es importante comparar el costo total de su conjunto tecnológico más amplio.
Para una revisión más matizada, es importante revisar los perfiles de usuario, la combinación de empleados (a tiempo completo o parcial, por ejemplo), la estacionalidad de la contratación y la rotación. Por ejemplo, Microsoft ofrece un modelo de licencia más modular para roles específicos en un entorno empresarial (por ejemplo, F vs E, M365 vs O365 y cualquier combinación de complementos), lo que puede generar reducciones significativas de costos si actualmente solo utiliza un solo tipo de licencia. El costo de migrar completamente entre plataformas puede ser considerable: entre una y tres veces el costo de la licencia anual más el esfuerzo de recursos internos.
¿Acuerdos contractuales de uno o tres años?
Cuando se trata de gestionar costos y seleccionar un herramienta de productividad Para garantizar una eficiencia óptima para su negocio, también es importante considerar el acuerdo del contrato. Si nos fijamos en los planes de acuerdo de Google y Microsoft, por ejemplo, el acuerdo de un año de Google es similar al de tres años, pero puede eliminar descuentos a cambio de la flexibilidad de un compromiso más corto.
Mientras tanto, la Nueva Experiencia Comercial (NCE) o Proveedor de Soluciones en la Nube (CSP) de un año de Microsoft es aún más flexible y permite compromisos de mes a mes. Esto puede resultar ventajoso para los requisitos de licencia estacionales o las reducciones a mitad de año. Dicho esto, si utiliza NCE/CSP, es fundamental revisar el uso mensualmente. Las empresas a menudo se inscriben en el NCE/CSP mensual a un precio unitario más alto para mayor flexibilidad, sin aprovechar las oportunidades de reducción.
Tanto los acuerdos de tres años de Google como los de Microsoft suelen ser más adecuados para empresas más grandes con un negocio consistente o en crecimiento. empleado base. Las ventajas incluyen mejores precios unitarios generales y protección de precios a más largo plazo. Una diferencia clave es que el Acuerdo Empresarial de Microsoft también permite a los clientes reducir sus licencias de suscripción en el aniversario del acuerdo de tres años.
Comprender el gasto en la nube para aprovechar las negociaciones
Otra recomendación sería que las empresas aprovechen todo su gasto y huella de Microsoft o Google durante las negociaciones, especialmente para ver si pueden negociar sus diversos acuerdos.
Si bien los equipos de la nube generalmente dependen de reservas, planes de ahorro y pronósticos para optimizar sus compromisos, las empresas deben asegurarse de comprender las ventajas que pueden utilizar en sus modelos de licencia. Por ejemplo, la opción «traiga su propia licencia» de Azure puede hacer que comprar un servidor o SQL a través de EA es más ventajoso que bajo demanda.
¿Precios de Microsoft Copilot o Google Gemini?
Microsoft Copilot (con tecnología de Abierto AILos LLM avanzados de Google, como GPT-4) y Google Gemini (impulsado por las tecnologías de inteligencia artificial de Google) tienen como objetivo aumentar la productividad del usuario a través de integraciones de inteligencia artificial dentro de sus respectivos ecosistemas. Ofrecen una lista completa de funciones, como generación de contenido, resúmenes, análisis y sugerencias contextuales para empoderar a los equipos y crear eficiencias.
Microsoft y Google ofrecen actualmente precios fijos por usuario para cada módulo de IA, lo que permite a las empresas elegir qué usuarios pueden utilizar la funcionalidad de IA. El precio de lista para cada módulo de IA es similar al de la licencia de productividad (Workspace o Microsoft 365), lo que efectivamente duplica su gasto mensual. Sin embargo, muchos de estos nuevos productos complementarios, por ejemplo, Anthropic de GCP, Gemini de Google, Co-pilot de Microsoft y Microsoft Power Automate, se están utilizando efectivamente como «edulcorantes» durante las negociaciones para ayudar a asegurar mejores descuentos en productos principales.
Para reducir costos y optimizar la eficiencia en toda la empresa, los CIO deben poder comprender las opciones que tienen antes de proceder, particularmente cuando se trata de herramientas de productividad, para evitar dolores de cabeza innecesarios y acuerdos contractuales prolongados. Sin comprender las características y beneficios que ofrecen las nuevas herramientas digitales y los costos asociados, muchos CIO, sin saberlo, aceptan contratos que podrían costarles más de lo que ya están pagando y ser menos eficientes.
Antes de buscar nuevas plataformas o servicios digitales, especialmente herramientas de productividad, es importante reevaluar el servicio actual e identificar si se pueden realizar mejoras para maximizar el valor y evitar comprar algo nuevo. Si esta no es una opción, entonces los CIO deben identificar cuándo es el momento adecuado para cambiar y si es más valioso acordar acuerdos contractuales de uno o tres años.
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Este artículo se produjo como parte del canal Expert Insights de TechRadarPro, donde presentamos las mejores y más brillantes mentes de la industria tecnológica actual. Las opiniones expresadas aquí son las del autor y no son necesariamente las de TechRadarPro o Future plc. Si estás interesado en contribuir, descubre más aquí: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro
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